Sokan mulatnak, amikor hallják, hogy részt kell venniük egy üzleti találkozón. Attól tartanak, hogy ez időveszteség lesz, ami későn kezdődik, és semmit sem ér el, vagy hogy egy vagy két ember fogja uralni. Ezek a gyakori problémák elkerülhetők a megfelelő üzleti találkozó etikett használatával. Az etikett szabályok lehetővé teszik, hogy hatékonyabban futtassuk az értekezletet, és győződjön meg róla, hogy ez eredményes.
Napirend
Hozzon létre egy napirendet az ülés előtt, és terjessze azt mindenkinek, akit meghívtak. Ez lehetővé teszi az emberek számára, hogy eldöntsék, hogy valóban szükségük van-e az ülésen. Ellenkező esetben valaki megjelenhet, és felfedezheti, hogy a napirend nem igazán releváns neki. A napirend semleges célpont a találkozó megtartására. Ha vita vándorol, akkor mondhatsz valamit: "A napirend szerint meg kell beszélnünk arról, hogy mi szükséges az új termék bevezetéséhez. Menjünk vissza erre a témára."
Menetrend
Ütemezzen elég időt az értekezletre, hogy lehetővé tegye a napirendi pontok végrehajtását anélkül, hogy a résztvevőket arra kérte, hogy túl nagy időkötelezettséget vállaljanak. A találkozót azonnal indítsa el, hogy megbecsülje az időben megjelenő embereket. Ha a szokás szerint későn indulsz, ez olyan embereket fog jutalmazni, akik szokásosan néhány perccel a kijelölt kezdési időponttól kezdve megjelennek. Ha jó hírnévre tett szert a megfelelő időben, az emberek megtanulják, hogy a megfelelő időben mutassanak be, hogy elkerüljék a gyaloglás kényelmét, amikor az ülés már megkezdődött.
Végezze el a találkozót a kijelölt időpontban. Ez azt mutatja, hogy tiszteletben tartják a többi ember menetrendjét, mivel a résztvevők némelyike esetleg más kötelezettségvállalásokat tervezett az ülés után. Ha befejezetlen üzlet van, ütemezzen egy másik találkozót.
Részvétel
Ösztönözze a helyiségben mindenki részvételét, és biztosítsa a biztonságos környezetet a bevitelhez. Az emberek félnek, hogy beszéljenek, ha úgy vélik, hogy egy vagy két domináns munkatárs azonnal lőni fogja őket. Végezzen el egy szabályt, amely szerint „csak egy személy beszél egy időben”, és szigorúan érvényesíti azt. Ha valaki megpróbálja megszakítani, mondja: "Ez Sherry ideje beszélni. Emlékezzünk, mindannyian egyetértettek abban, hogy senki sem szakít meg, ha valaki más beszél." Ha egyes résztvevők még mindig nem szívesen adják meg a bemenetet, próbálkozzon egy olyan módszerrel, mint például a helyiség körül, hogy minden egyes személy visszajelzést kapjon a témáról. Így egy félénk embernek nem kell aggódnia, hogy megtalálta a megfelelő időt a beszélgetéshez.
Következtetés
Az értekezlet végén foglalja össze, hogy mit tárgyaltak, és milyen döntéseket hoztak. Ismételje meg az akcióelemeket, az azokat, akiket meg kell kezelniük, és a határidőket. Ez lehetőséget ad a résztvevőknek, hogy beszéljenek, ha nem ért egyet az összefoglalóval. Ha mindenki ugyanazon az oldalon van, használja az összefoglalót, hogy találkozó jegyzeteket hozzon létre, és azonnal küldje el őket. Nem mennek ki később, mint az ülést követő napon.
