Függetlenül attól, hogy melyik iparág van, vagy milyen munkát végez, elkerülhetetlen, hogy bizonyos pontokon részt vegyen egy üzleti találkozón. Néhány munkahely, különösen az irodai környezetben, naponta több ülést tart, míg mások csak néhány héten keresztül vehetik igénybe őket. Függetlenül attól, hogy tisztában kell lennünk azzal, hogy milyen témákról beszélünk a munkahelyi találkozókon, hogyan kell hatékony találkozót lefolytatni, és milyen etikett szabályokat kell követni az ülés során. Ha Ön felelős a találkozó vezetéséért, előfordulhat, hogy meg kell találnia a jégtörőket a résztvevők számára, vagy jegyzeteket vagy jegyzeteket kell készítenie az ülésen.
Mi az üzleti találkozó?
Lényegében egy üzleti találkozó két vagy több ember összegyűjtése a munkahelyre vonatkozó ötletek, célok és célkitűzések megvitatására. Az üzleti találkozók személyesen, irodában vagy más helyen, vagy akár telefonon és videokonferencia útján is folytathatók. A találkozókat az alkalmazottakkal, a vezetőkkel, a vezetőkkel, az ügyfelekkel, a kilátásokkal, a beszállítókkal és a partnerekkel, valamint a szervezethez kapcsolódó bárkinek tartják. A legtöbb esetben egy találkozónak akkor kell megtörténnie, amikor a kérdés a telefonon vagy e-mailen keresztül nem tud megfelelően kommunikálni, és egy vagy több emberrel való közvetlen kapcsolatfelvételre van szükség.
Az üzleti találkozó célja gyakran fontos döntések meghozatala a szervezet vonatkozásában. Legyen szó akár egy megyei kérdésről, mint például arról, hogy hogyan növeli a marketingköltségvetést, vagy egy nagyobb szervezeti ügyet, mint például, hogy hány ember hagyja el az átmenet idejét, egy találkozó segít egyértelműen átadni az ötleteket. Amikor fontos érdekeltekkel személyesen beszélünk, könnyebb átjutni a fontos információkhoz a kérdéses döntés eléréséhez.
A találkozók egy másik közös célja többek között fontos közlemények. Ezek lehetnek szervezeti változások, operatív tervek vagy vállalati irányváltás. Gyakran találkozókat tartanak, amikor a vezető tisztségviselők csatlakoznak a csapathoz vagy elhagyják azt, vagy amikor a cég jelentős mérföldkövet vagy sikert ünnepel. Ilyen találkozók segíthetnek a munkavállalói szerepvállalás és a szervezeti harmónia növelésében.
Az üzleti találkozók segítenek a konfliktusok megoldásában és a bonyolult problémák megoldásában. A konfliktus gyakori előfordulhat a munkahelyen, sok különböző személyiség dolgozik együtt egy csapatban. Míg egyes konfliktusok egészségesek, és elősegíthetik a növekedést, ez szintén nem kívánatos és gyors megoldást igényel. Az értekezlet megtartása segíthet az egyetértő feleknek megérteni. Nagyobb problémák, amelyek több érdekeltet bevonnak, nagyobb eséllyel találhatók meg egy üzleti találkozón, amikor a szóban forgó fontos emberek egy helyen vannak, és ugyanarra a célra törekednek.
A vállalati vagy projekt előrehaladásának áttekintése szintén az üzleti találkozók közös célja. Itt a szervezet nyomon követi, hogyan működik a csapat egy adott projekten, vagy hogy a vállalat hogyan teljesíti a tervezett bevételi célokat. A gyakori előrehaladási megbeszélések révén a szervezetek biztosítják, hogy az összes érintett fél tisztában legyen a fontos eredmények állapotával.
Hogyan lehet hatékony üzleti találkozókat futtatni
Míg az üzleti találkozók segítséget nyújtanak a szervezeteknek abban, hogy döntéseket hozzanak és összetett problémákat oldjanak meg, néha az idő nem hatékony használata, ha nem működik megfelelően. Amikor az emberek felkészülnek az ülésekre, ne figyeljenek rá, és ne kövessék az akcióelemeket, az időpocsékolásnak tekinthető. Annak érdekében, hogy az időt hatékonyan használják, mind a szervezők, mind az üzleti találkozók résztvevői aktívan részt kell venniük. Ha megszervezi az értekezletet, készítsen egy találkozó napirendet, amely pontosan leírja, hogy mi lesz az érintett. Ha vannak olyan elemek, amelyekre a résztvevőknek fel kell készülniük, győződjön meg róla, hogy elegendő időt biztosít nekik. Egyes találkozókat rendszeresen tartanak, mint például a heti csapatok érintkezési pontjai. Ilyen találkozókhoz hozzon létre egy sablont a napirendhez, és minden héten töltse ki az egyedi tételeket.
Tekintse át figyelmesen a résztvevők listáját, és csak a kulcsfontosságú érdekelt feleket hívja meg az ülésre. Ha valaki, aki a találkozón részt vehet, nem tud részt venni, akkor szükség lehet arra, hogy újratervezze őket, hogy befogadja őket. Ellenkező esetben a döntéshozatalhoz szükséges, hiányzó érdekelt féllel való találkozás eredménytelen lehet.
Az idő értékes, és fontos tiszteletben tartani, hogy azok, akik részt vesznek az ülésen, az idejüket elveszik, hogy ezt megtegyék. Ennek eredményeképpen létfontosságú, hogy az ülés időben és időben megkezdődjön. A napirend előkészítése során döntse el, hogy mennyi időt kell töltenie az egyes tételekre, és az órát az ülésen kell futtatnia. Ha úgy érzi, hogy a találkozó elhúzódik, uralkodjon azzal, hogy kérje az embereket, hogy tartsák be a napirenden szereplő témákat. Ha más fontos kérdések merülnek fel, terjessze őket a további vitára egy másik ponton.
Annak biztosítása érdekében, hogy az Ön ülésén felvetett fontos elemeket ne hagyják ki, vegye fel a jegyzeteket, amit perceknek is neveznek. Az értekezleten írhatja vagy írhatja ki őket, vagy más személyt rendelhet az ülésen, hogy az Ön jegyzeteit vegye igénybe. Így tudsz koncentrálni a vitára. A megbeszélést követően győződjön meg róla, hogy felülvizsgálja a megjegyzéseket, hozzáadja a hiányzó elemeket, és elküldi azokat a fontos érdekelteknek. A jövőbeni kérdések felmerülése esetén hasznos lehet, ha az ülésen megvitatták, hogy mi történt.
Miután az üzleti találkozó befejeződött, győződjön meg róla, hogy nyomon követi a meghozott cselekvési elemeket. Előfordulhat, hogy emlékeztetőket kell küldeni a munkatársainak, vagy érintse meg a bázist, hogy megbizonyosodjon arról, hogy befejezte a feladatait.Ha vannak olyan kérdések, amelyek a határidőn belül nem fejeződtek be, esetleg további megbeszélést kell folytatnia az adott személygel.
Üzleti találkozó Icebreakers
Bizonyos üzleti találkozók, különösen azok, ahol a résztvevők nem ismerik egymást nagyon jól, jégtörőket igényelnek. A szórakoztató kérdések vagy a rövid csapatépítő tevékenységek segíthetnek a feszültségek enyhítésében és mindenki egyenlő versenyfeltételben. Az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy megbeszéljük a jeget egy találkozón, hogy megkérdezzünk egy olyan kérdést, amely egy egyedi vagy érdekes zaklatást tár fel minden emberről. Az ilyen típusú kérdésekre adott válaszok segítik az embereket egymással. Néhány példa:
- Ha állat lenne, melyik lenne, és miért?
- Hol van a legérdekesebb hely?
- Ha bármilyen történeti alakkal találkozol, ki lenne és miért?
A jégtörő kérdéseknek nem kell foglalkozniuk az ülés témájával. Úgy tervezték, hogy az emberek beszéljenek és hallgassák egymást. Egy másik nagy találkozó jégtörő magában foglalja mindkét résztvevőt, aki két igazságot és hazugságot mond, és a többi résztvevőnek kitalálnia kell, hogy melyik elem a hazugság. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy megismerkedjen az emberekkel az ülésen. A jégtörők csoportos tevékenységek formájában is megjelenhetnek. Kérdezd meg például az ülésen élő embereket, hogy találjanak valakit az ülésen, akinek van valami sajátos közössége velük, mint egy kisállat vagy egy autó márka. Ez arra kényszeríti az embereket, hogy hagyják el a helyüket, és beszéljenek másokkal, akik általában nem beszélnek.
Néhány jégtörő tevékenység egy kicsit felkészülést foglal magában az ülésszervező részéről. Az egyik tevékenység magában foglalja a hírességek nevének írását kis papírdarabokon, és egy nevet az egyes résztvevők hátoldalán. Ebben a játékban minden résztvevőnek igen vagy nem kérdeznie kell a személyt, akinek a neve a hátán van, próbálva kitalálni, hogy ki az.
Üzleti találkozók etikett
Míg az Ön szervezete kultúrája tájékoztatja, hogyan kell viselkednie az üzleti találkozókon, az etikett találkozásának néhány szempontja egyetemes. Az ülésen való részvétel egyik legjobb módja, hogy elkészüljön. Ez azt jelenti, hogy tudni kell, hogy mi van a napirenden, és miután elvégeztük az előkészítést vagy a kutatást annak érdekében, hogy azokkal a témákkal együtt járjon, amelyekért felelősek. Például, ha egy napirendi pont egy olyan marketing terv megvitatását foglalja magában, amelyen dolgozol, fontos, hogy a tervezett jegyzetekkel találkozzon, és készen áll arra, hogy részletesen megvitassák őket. Ugyanilyen fontos, hogy időben érkezzen.
Az okostelefon vagy laptop helyett a találkozóra való összpontosítás egy másik módja annak, hogy bemutassa a professzionalizmusát, így kapcsolja ki a telefont, és zárja be a laptopját az ülés során. Ha a találkozókhoz hozzáférnie kell a hordozható számítógépén lévő összes fájlhoz, ne felejtse el az e-mailt, így nem érheti el a bejövő üzeneteket. Ne feledje, hogy a találkozó a figyelmet igényli, és a telefon vagy a laptop közötti megosztása nem eredményez hatékony beszélgetést.
Jó hallgató és aktív résztvevő az üzleti találkozó központi részei. Győződjön meg róla, hogy kövesse az emberek által mondottakat, kérdéseket tesz fel, ha nem biztos benne, hogy valami, és válaszokat vagy betekintést nyújt a felelősséggel bíró tételekhez. Az Ön testbeszéde is aktív résztvevője; ez azt jelenti, hogy magasan ül, nem pedig a székedben, és szemkontaktusba lépsz azokkal, akikkel beszélsz.
Attól függően, hogy milyen típusú találkozót találsz, érdemes megköszönni a találkozó szervezőjének vagy az Ön által megismert személyeknek. Ez megfelelő lehet, ha fontos ügyfelekkel vagy távlatokkal találkozik. Köszönjük őket az idejükért, és megismétlik néhány fontos dolgot, amelyeket a találkozón megvitattatok, hogy lelkesedjenek.
Üzleti találkozó jegyzőkönyv sablon
Amikor egy megbeszélés jegyzőkönyveit rögzíti, úgy tűnik, hogy egy stresszes feladat. Néhány tipp segíthet abban, hogy a találkozó minden fontos pontját észrevegyék, bármi hiányzik. Fontos megérteni a percek célját. Az értekezlet során készített jegyzetek célja az, hogy írásban rögzítsék, hogy mi történt ott. Ezek a megjegyzések hasznosak lehetnek a résztvevők számára, hogy emlékezzenek arra, hogy mit mondtak, vagy megoszthatják a találkozót azok számára, akik nem tudtak részt venni. Ennek eredményeképpen fontos, hogy vegye le az ülés során megvitatott összes kulcsfontosságú elemet, beleértve a meghozott döntéseket, a feladatokat vagy a következő tervezett lépéseket és az elért állásfoglalásokat.
Mielőtt részt vesz egy értekezleten, írjon ki egy egyszerű sablont, amelyet a jegyzetelés közben tölthet ki. Szerezz egy példányt az ülés napirendjéről, és használd azt útmutatóként. A napirend tetején adjon hozzá egy helyet az összes találkozó résztvevőjének nevének megjegyzéséhez. Ha vannak kulcsfontosságú érdekelt felek, akkor azt szeretnénk megjegyezni, hogy ha később is követnie kell őket. Az értekezlet típusától és a megvitatandó témaköröktől függően számos olyan elemet lehet hozzáadni a perc sablonhoz:
- Az ülés időpontja és időpontja.
- A következő ülés időpontja és időpontja, ha az ütemezésre kerül sor.
- A résztvevők neve és a kulcsfontosságú hiányzó érintettek neve.
- Az egyes napirendi pontokról meghozott döntések vagy lehetőségek.
- Az egyes napirendi pontok következő lépéseit.
- Az üléseken nem tárgyalt napirendi pontok, de átkerülnek a következő ülésre.
- Minden olyan új üzlet, amely nem szerepel az eredeti napirenden.
- Feladatok vagy cselekvési tételek és azok a személyek, akiket hozzárendeltek, ideértve az esedékességet is, ha meghatározott.
Az értekezlet-jegyzőkönyvek sablonjának kidolgozásával jobb helyzetben lesz, hogy rögzítse a fontos elvihető utakat és nyomon fogja követni a szükséges munkát az ülés után.
