Az üzleti jelentések gyakran tartós műanyag kötésbe vagy spirál- vagy fésűkötéssel vannak kötve, hogy biztosítsák, hogy több olvasó is maradjon. A jelentési formátumot, amelyet az üzletemberek a kötött jelentésekhez használnak, "kéziratos formátumnak" nevezzük. A kézirat formátumú jelentés több szakaszt tartalmaz: egy címlapot, egy közvetítő levelet, egy tartalomjegyzéket, egy összefoglalót, egy bevezetőt, a probléma vagy helyzet hátterét, egy vitát, egy megoldást, egy következtetést, egy hivatkozott művet., és a függelékek.
Kezdje a jelentést egy címoldal létrehozásával. A címoldal többféleképpen formázható, de tartalmaznia kell a jelentés címét, a szerző nevét, a címzett nevét és a dátumot.
Hozzon létre a közvetítő levelet. Bár a jelentésnek több címzettje is lehet, a közvetítő levél címzettje a bizottság vezetője vagy a legmagasabb rangú személy. Az átadási levél bevezeti a hozzárendelést és lefedi a főbb pontokat. Ez a jelentés címzettjének előzetes összefoglalója.
Írja be a jelentés szövegét, a bevezetéssel kezdve. A bevezetés leírja a jelentés célját, a megvitatott problémát és a probléma terjedelmét. Például, ha a jelentés témája a parkolás hiánya a munkahelyen, akkor leírná a parkolási problémát, az oka annak, hogy a vállalatnak meg kell oldania a problémát, és hogy mely parkolóhelyekről beszél.
Hozzon létre egy, a háttér és a cél nevű szakaszt, amely megvitatja a vonatkozó háttérinformációkat. A jelentés címzettje már tudatában van ennek az információnak, de belefoglalva a bizottság többi tagját is átfogó áttekintést kap, valamint bemutatja a témával kapcsolatos ismereteit. A parkolási példa esetében megvitathatja azt a tényt, hogy a tételek megfelelőek voltak az induláskor, de a 2004-es vállalati egyesülés óta az új alkalmazottak problémái voltak a parkolás megtalálásában.
Írjon egy részt, amely a probléma különböző megoldásait tárgyalja. A vezetés tájékoztatást szeretne kapni az összes lehetséges megoldásról, vagy az elemzési jelentés esetleges okairól a problémára. Fedjük le az egyes megoldásokat vagy okozzuk részletesen, és bizonyítsuk meg mindegyiket.
Ismertesse a legjobb megoldást vagy a legvalószínűbb okot. Ha Ön megoldást javasol, adjon meg egy költségkeretet és egy ütemtervet a megoldáshoz, így a menedzsmentnek világos képe van a megoldás megvalósításával kapcsolatos összes pénzről és munkáról. Ha a legvalószínűbb okot írja le, magyarázza el, mi lehet a probléma megoldása.
Írj egy következtetést, amely összefoglalja a jelentést, és megismétli, hogy a legjobb megoldást végre kell hajtani, vagy meg kell oldania a legvalószínűbb okot. Adja meg a cselekvési információkat, például a találkozókra vonatkozó releváns dátumokat a megoldás vagy más találkozóinformációk szavazásához.
Hozzon létre egy idézett részt, amely felsorolja az összes forrást. Ez lehetővé teszi a vezetés számára, hogy többet tudjon meg a problémáról, vagy ellenőrizze a tényeket.
A jelentés végén helyezze el a függelékeket, például egy felmérés másolatát vagy egy részletes vázlatot.
Hozzon létre egy összefoglalót a jelentés szövegének megírása után. Ezután tegye a vezetői összefoglalót közvetlenül a jelentés tartalmi táblázatának mögött. Az összefoglalónak a jelentés testének hosszának körülbelül 1/10-ének kell lennie, és átfogó áttekintést kell adnia a teljes jelentésről. Az összefoglaló célja, hogy alaposan összefoglalja a bizottság jelentését.
Írja meg a tartalomjegyzéket utolsó helyen, de tegye azt a közvetítő betű mögé. Amikor befejezte a jelentés szövegét, írja be a főbb fejléceket és alcímeket, és helyezze azokat a tartalomjegyzékbe, valamint az oldalszámukat.
Kösse össze a jelentést. Ha a jelentést csak egyszer vagy kétszer olvassa el, akkor egy tiszta műanyag fedél, amelyhez egy csúszós kötőanyag tartozik, professzionálisnak tűnik és néhány felhasználásra elegendő marad. Ha a jelentésnek tartósabbnak kell lennie, vigye el egy másolati boltba, és kérje meg, hogy kössön. A másolatüzlet kiváló minőségű műanyag fedelet helyezhet el a jelentésen, és ráilleszthet. A fésűkötő alkalmas, olcsó megoldás, de a spirálkötés a legtartósabb és vonzóbb választás csak néhány dollárért.
