A szövetségi munkajog előírja a munkáltatók számára, hogy pontos nyilvántartást vezetjenek a munkavállalói munkaórákról. Ha az alkalmazottak egy időkártyával nyomon követik óráikat, akár egy óra, vagy egy kézzel írt dokumentum használatával, a munkáltató köteles betartani a tisztességes munkaügyi normákról szóló törvény (FLSA) által meghatározott bizonyos szabályokat.
Nyilvántartás
A munkavállalói időkártyán rögzített információkat hivatalos dokumentumnak tekintik. A pontos adatokat, amelyeket a nyilvántartásban meg kell tartani, nem határozzák meg szigorúan, azonban az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma azt javasolja, hogy a napok teljes dátuma szerepeljen a megadott idővel és idővel együtt, valamint az egyes napok teljes munkaideje. Minden munkavállalónak az időkártyákat legalább két évig meg kell őrizni. A Munkaügyi Minisztérium megköveteli a munkáltatók számára, hogy az archívumokat ellenőrizhessék. A nyilvántartásokat könnyen hozzáférhető helyen tárolja, mert felkérhető, hogy további információkat adjon meg az egyes kártyákon feltüntetett adatok alapján. Tartsa a munkavállaló nyilvántartásait két évig, még akkor is, ha az adott személy már nem dolgozik Önnél.
Túlóra
Az időkártyával végzett munkaórák pontos nyilvántartása elengedhetetlen annak meghatározásához, hogy a munkavállalók fizetnek-e túlórát. A munkavállalók az adott munkanapon 40-nél hosszabb időkártyán feltüntetett órákra vonatkozó extra díjazásra jogosultak. Az FLSA hét munkanapot ír le hét egymást követő 24 órás napként, ami a kiválasztott hét bármely napján, vagy összesen 168 folyamatos órával kezdődhet. A munkavállalót legalább 1/2-szer kell fizetni, függetlenül attól, hogy a túlórák minden órája mennyi a szokásos óránkénti díja. Egyes munkavállalók mentesülnek a túlórákra vonatkozó szabályok alól, mint például bizonyos típusú értékesítők, végrehajtó és szakmai alkalmazottak, mezőgazdasági munkások és mások. A munkavállalói mentességekre vonatkozó további információkért olvassa el az alábbi forrás linket.
Írásbeli irányelvek
Olyan szabványokat dolgozhat ki, amelyek szerint a munkavállalók betartják a munkaidőt, például a pontos kezdési és kilépési időket, az órák számát, amelyeket naponta kell dolgozniuk, és mennyi időt kapnak a szünetekre. Győződjön meg róla, hogy minden munkavállaló megtudja, hogy megtévesztett hamis felvételi órák, vagy a munkatársak időkártyájának szándékos lyukasztása tilos. Ismertesse, hogy milyen fegyelmi eljárást fog tenni, ha ezeket az eljárásokat nem követik, akár a lehetséges felmondást is beleértve. Abban az esetben, ha a munkavállaló törvényesen meghívja Önt a megfizetett időtartamra, a munkaidő dokumentálására vonatkozó eljárást leíró iránymutatások nagyban hozzájárulnak az érveléshez.
