A készpénz kezelése az Ön vállalkozásában gondos könyvelést és biztonságot jelent. Az Egyesült Államok kisvállalkozói adminisztrációja szerint a pénzforgalmi tranzakciók a csalás, a díjak, a várakozási idők és a fizetési hibák miatt kevésbé vannak kitéve. A hátrányos helyzetben a nem jól ellenőrzött készpénz az IRS-ről és a munkavállalók és mások bűncselekményes kísértéséből nagyobb figyelmet szerezhet. A belső készpénz-ellenőrzés több módjának alkalmazása segíthet minimalizálni a kockázatokat.
Vetting alkalmazottak
A pénzkezelés emberekkel kezdődik. Azokat az alkalmazottakat, akik készpénzzel - vagy pénzeszköz-egyenértékesekkel, beleértve a csekket és a hitelkártya-lapokat is - alaposan meg kell vizsgálni. A bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése, a kábítószer-szűrés és a korábbi foglalkoztatás ellenőrzése a tesztelési folyamat részét képezheti. A Journal of Management and Marketing Research jelentése a bűncselekmények üzleti tevékenységre gyakorolt hatásáról: „A háttérellenőrzéseknek tartalmaznia kell egy hitelelőzmény-jelentést is, mivel egyes alkalmazottak kábítószer-függőségből, házasságtörésből, szerencsejátékból vagy egészségügyi kiadásokból eredő pénzügyi nyomást igényelhetnek tűnhetetlennek tűnhet. ”
A tranzakciók dokumentálása
A készpénzügyletek bevételeinek megtartása lehetővé teszi a pontos könyvelést és az IRS kielégítését azzal, hogy létrehozza, amit az Egyesült Államok Kereskedelmi Minisztériuma „vitathatatlan ellenőrzési nyomvonalnak” nevez. A számozott, két részből álló bevételek ideálisak, mivel lehetővé teszik, hogy egy példányt nyújtson be az ügyfélnek és tartsa a másolatot a rekordokhoz. A pénztárgépek rendszeres számlálása segíthet a pontosság biztosításában. A kalkulátorok és az átvételi könyvek nyomtatása hasznos lehet a készpénzügyletek dokumentálásában is.
A feladatok elkülönítése
A belső készpénz-ellenőrzés egy része több, mint egy személy felelős a készpénzügyletek ellenőrzéséért. A Yale Egyetemnek a feladatok elkülönítésére vonatkozó saját szabályai megkövetelik, hogy senki sem legyen felelős kizárólag a kezdeti készpénzügyletek kezeléséért, a nyilvántartások vezetéséért, a mérlegek összeegyeztetéséért, a készpénz szállításáért vagy letétbe helyezéséért és a könyvelés jóváhagyásáért. A Yale Egyetem szerint „Amikor ezeket a funkciókat nem lehet elválasztani, a kapcsolódó tevékenységek részletes felügyeleti felülvizsgálata szükséges kompenzáló ellenőrző tevékenységként.”
Készpénz biztosítása
A videokamerák telepítése és a készpénz tárolására szolgáló cseppes széfek használata a készpénz megóvásának módja a tranzakciók helyén. Az egyik alkalmazott és egy felügyelő együttes kijelölése a vállalkozás biztonságos kezeléséhez vagy a bankbetétek megteremtéséhez olyan módszer, amely segít megvédeni a pénzt az átutazás előtt és alatt. A készpénzes bevételek és a bankbetét-nyilvántartások összeegyeztetése napi rendszerességgel, valamint a vállalat teljes könyvelésének havi áttekintése az, hogy figyelemmel kísérhesse a belső készpénzes nyilvántartásokat és megakadályozhatja az IRS problémáit.
IRS Tipp
Az IRS szerint: „Ha egy 12 hónapos időszakban több mint 10 000 dollárnyi készpénzt kap az egyik vásárlótól a kereskedelemben vagy üzletben végzett tranzakció eredményeként, jelentést kell tennie a belső bevételi szolgálatnak (IRS) és A 8300-as űrlapon található pénzügyi bűncselekmények elkövetési hálózata (FinCEN). ”A vállalkozásoknak 15 napja van az egyetlen készpénzes tranzakció 10 000 dollár vagy annál nagyobb összegű átvételétől számítva, az 83-as formanyomtatványhoz az IRS-sel.
