A szezonalitás, a 24 órás szolgáltatási elvárások és az állandóan változó környezethez való alkalmazkodóképesség lehetővé teszi a szervezett munkafolyamatok létfontosságú szerepét a hatékony szállodai működés szempontjából. Bár a munka tevékenységei időnként zökkenőmentes sorrendben haladnak, az elfoglalt időkben ugyanezek a tevékenységek átfedhetnek. Ez a hatékony kommunikációs rendszer fontos részét képezi a szervezett szállodai munkafolyamatba kerülő szabályoknak, útvonalaknak és szerepeknek.
Tervezze meg a munkafolyamatot
Hozzon létre egy függőleges munkafolyamat-diagramot, amely azonosítja az egyes osztályokat vagy területeket, és bemutatja a feladatok sorát a szövegdobozok, a csatlakozó nyilak és a számok segítségével a munkafolyamat irányának azonosításához. Egy kis szálloda számára ezek lehetnek az ügyfelek, a recepció és a háztartási osztály. Például a diagram megszakítja a szobafoglalást minden egyes alkatrész-lépésben: egy vendég foglalást foglal, kap visszaigazolást és érkezik a recepcióra, ahol a recepció munkatársai feldolgozzák a bejelentkezést. Amikor a vendég kijelentkezik, a recepció feldolgozza a pénztárat és értesíti a takarítást.
A feladatok elemzése
A szálloda munkakörnyezetében vannak olyan idők, amikor a feladatoknak és felelősségeknek át kell fedniük egymást. A munkafolyamat-diagram segítségével referenciaként elemezheti az egyes műszakokban végrehajtott feladatokat, hogy jobban előre jelezze a személyzeti igényeket. Például a harmadik műszakos munkatársak munkatársai képesek kezelni a könnyű takarítási feladatokat és további adminisztratív feladatokat, mint például a foglalási adatbázis frissítése vagy az e-mailek megválaszolása. Ez kiküszöbölheti annak szükségességét, hogy az éjszakai takarítást és az első és a második műszakban dolgozók szabadidejét szabadítsák fel.
Az alkalmazottak ütemezése
Az alkalmazottak ütemezésének és a feladatok határidejének rugalmasnak kell lennie. Például, ha a szokásos bejelentkezési ideje délben van, akkor a takarításnak akkor kell tisztán és készen kell lennie. Ugyanakkor ki kell állítania a menetrendeket, vagy ideiglenes alkalmazottakat kell felvennie a forgalmas idők során. Ugyanez igaz a recepciós személyzetre is. Ha rendszerint két embert tervez a nap folyamán, és egy személyt egy éjszakára, akkor szükség lehet a munkarendek módosítására - néha kevés előzetes értesítéssel -, hogy az átfedési lefedettséget biztosítsa a forgalmas idők során.
Kommunikációs tervezés
Egy jó kommunikációs terv elengedhetetlen a szervezett szállodai munkafolyamathoz. Tekintse át a munkafolyamat-diagramot, és azonosítsa a kritikus kommunikációs pontokat. Ilyenek például a váltás-ülések találkozók, az ügyeleti eljárások, a takarítási vészhelyzetek és az esetleges vásárlások naprakésszé tételére vonatkozó eljárások. Például a háztartás munkatársainak tájékoztatniuk kell a recepciót, amikor a vendég eltávolítja a szobákat a szobai hűtőszekrényből. Tartalmazza a munkafolyamat-módosítások közlésének eljárásait annak biztosítására, hogy semmit ne hagyjon figyelmen kívül. Ez szükségessé teheti olyan kiegészítő berendezések beszerzését is, mint például a kétirányú rádiók vagy mobiltelefonok az ügyfelek számára.
