A promóciós jegyzet egy rövid feljegyzés arról, hogy egy alkalmazottat előléptettek. A promóciós jegyzetek két típusa létezik. Az első esetben a munkáltató, általában egy felügyelő vagy emberi erőforrás-menedzser, tájékoztatja az alkalmazottat arról, hogy promóciót kapott. A második esetben a promóciós jegyzet egy más alkalmazottnak küldött bejelentés. A memo a vállalaton belüli üzleti kommunikáció szükséges formája. A feljegyzéseket arra használják, hogy a munkavállalókat tájékoztassák a vállalathoz kapcsolódó fontos kérdésekről. A promóciós jegyzet írása egyszerű feladat, csak néhány követelmény.
Először lépjen kapcsolatba a promócióban részesülő személygel. Sokszor azt mondják az embereknek, hogy promóciót kapnak. Emellett egy memo küldésére is sor kerül az üzleti életben. Ha azonban egy általános promóciós feljegyzés kerül kiküldésre, a munkavállalónak nem szabad megtanulnia, hogy mindenkivel egyidejűleg reklámozzák. Először beszéljen a személygel, vagy küldjön neki egy privát e-mailt.
Tudja, ki az olvasók. Feljegyzés küldése során tudnia kell, hogy ki fogja kapni. A promóciós hirdetések egy részlegre, a vállalat részlegére vagy az egész szervezetre juthatnak. A felső vezetés közötti promóciók esetében a feljegyzésnek formálisabbnak kell lennie. Egy kis osztályú emlékeztető esetében elfogadható lehet a grafika, mint a „gratulációk” körüli léggömb. Mindez a vállalat kultúrájától és iparától függ. Például a reklámipar általában többet fektet vissza, mint a banki tevékenység.
Adja meg a promóció részleteit. Az újságírásban vannak a hat Ws: ki, mi, mikor, hol, miért és hogyan. A promóciós jegyzet egy rövid történetet mesél el. Annak érdekében, hogy hasznos legyen, meg kell adni az előléptetendő személy nevét, új címét és a promóció hatálybalépésének időpontját. A „hol” az a részleg vagy osztály, ahová dolgozni fog. A „miért” röviden tárgyalja a munkavállaló teljesítményét, ami a promócióhoz vezetett, lehet, hogy egy „hogyan”, ha a kiválasztási bizottság döntést hoz. a támogatott alkalmazott új felelőssége.
Tartsa a jegyzet rövidet. A promóciós feljegyzés valóban csak egy bejelentés. Rövid ideig tartva megnő az esélye annak, hogy mások elolvassák a vállalatot.
Proofread küldés előtt. Ez azért fontos, mert az üzleti feljegyzés, és a munkavállalók bizonyos szintű szakmaiságot várnak. Mivel a promóciós jegyzet rövid, valójában nincs kifogás a nyelvtani hibákra, a helyesírási hibákra vagy más írási problémákra. Az emlékeztetőnek jól meg kell írnia és tájékoztatnia kell, mivel az tükrözi a feljegyzést küldő személyt.
