A jól megírt jegyzet segít abban, hogy gyorsan megkapja a vállalati vagy szervezeti számítógépek vásárlási engedélyét. A feljegyzésnek világosan meg kell jelölnie a számítógépek szükségességét, miért kell most megtenni a vásárlást, és világosan fel kell tüntetni az esetleges alternatívákat. A feljegyzésnek üzleti okokon, nem személyes vágyakon kell alapulnia.
Gyűjtsön információkat a szervezet számítógépeinek aktuális állapotáról. Tudja meg, hogy van-e elegendő számítógép az összes szervezet tagjának, a munkakörülményeiknek és a vásárlási időnek. Ismerje meg az eredeti vételárat és hasonlítsa össze az aktuális árakkal. Gyűjtsük össze a javításra fordított pénzre vonatkozó adatokat. Dokumentálja a berendezés minőségét és azt, hogy elavult-e. Interjú az aktuális számítógépeket használókkal. Kérdezd meg szerelmüket és nem kedveled. Kérdezd meg, hogy érezték-e, hogy a számítógépük otthon jobb, mint az irodai számítógépük, és ha igen, miért.
Lépjen kapcsolatba társaival más szervezetekben. Gyűjtsön annyi intelligenciát, amennyit csak tud, az általuk használt számítógépekről, hogy mennyi ideig működtek és milyen frissítési terveket terveztek.
A SWOT elemzés elvégzéséhez vegye figyelembe az összegyűjtött adatokat. A SWOT az erősségeket, gyengeségeket, lehetőségeket és fenyegetéseket jelenti. A SWOT-elemzés különösen akkor hasznos, ha egy nagy szervezet nagy vásárlását próbálja igazolni. A SWOT készítése bármilyen döntéshez azonban segíthet egy jobb érv kialakításában. A SWOT-elemzés segít meghatározni, hogy mennyire erős a mai számítógépes technológia, gyengeségei és javítási lehetőségei. Meg fogja vizsgálni a fenyegetéseket is, például azt, hogy a vállalat hogyan tud lemaradni az időktől, és elveszítheti a versenytársak üzleti tevékenységét, ha az elavult technológiával folytatódik. Végül gyűjtsük össze az árinformációkat több szállítótól.
Írja be az emlékeztetőt az összes szükséges adat használatával. Győződjön meg róla, hogy a vásárlásra összpontosít; a tényleges vásárlási megrendelés később lesz. Tegyük világosan és meggyőzően. Mutassa be a feljegyzést és szerezzen jóváhagyást.
