Az irodai eljárások fontosak, ha a dolgokat zökkenőmentesen szeretné futtatni szakmai környezetben, akár jogi cég, orvosiroda vagy kormányzati létesítmény. Fontos, hogy egy írásbeli eljárás látható legyen. Minden irodának írásos eljárásokat kell kidolgoznia, amelyeket a felügyelő és az irodavezető az irodában láthat.
Milyen Office-eljárásokat kell meghatározni
Az irodai munkaidőnek az első dolognak kell lennie, és minden alkalmazottnak időben kell dolgoznia, és fel kell készülnie a napra. Ha egy ügyfél jön az irodába, és senki sem tartózkodik ott, valószínűleg negatívan látják az üzletet, és soha nem térhetnek vissza. Továbbá az irodának tisztának, tisztának és jól felszereltnek kell lennie. Győződjön meg róla, hogy a bejelentkezési listát és a tollat az ügyfelek rendelkezésére állnak, hogy bejelentkezzenek, és ha lehetséges, készítsen kávét és vizet. Az első benyomások mindent egy sikeres üzletben. Emellett minden ügyfelet tisztelettel és szakszerűséggel kell kezelni, akár az irodában, akár a telefonon. Ha egy felügyeleti hívás érkezik, a munkavállalónak minden információt meg kell kapnia a hívó félhez való csatlakoztatása előtt, beleértve a nevet, a hívás jellegét és a telefonszámot, ha a kapcsolat elveszett. Ha a hívás egy találkozóra szól, meg kell találnia a látogatás jellegét, és tudnia kell, hogy mi áll rendelkezésre, ügyelve arra, hogy lemondás esetén telefonszámot kapjon. Mindig meg kell ismételniük azt, amit mondanak, így nem zavar.
Szervezet
Szervezzen és tartson fenn egy munkaállomást a maximális termelékenység érdekében, ügyelve arra, hogy a másológépben legyen papír, számítógépek és futás, az e-mailek terjesztése és az üzenetek szállítása. Ha az Ön feladata utazási megállapodások létrehozása, győződjön meg róla, hogy tudja, hol kívánja a felügyelő tartózkodni, és rögzíteni kell a repülési időket és a bérleti autó adatait, és megtudhatja, milyen az időjárás az úti célban. Az utazási tervek lefoglalása előtt mindig forduljon a felügyelőhöz. Ha az összes foglalás befejeződött, nyomtasson ki két útvonalat - egyet az Ön számára és egyet a felügyelőnek -, és győződjön meg róla, hogy beírja az utazás dátumait a naptárba.
A nap végén menjen át a találkozókra a felügyelővel, és ismerje meg a következő napra tervezett találkozókat. Állítsa be az üzenetrögzítőt hangposta vagy az utólagos üzenetrögzítő szolgáltatásra. Kapcsolja ki az összes berendezést, másológépet, nyomtatót és számítógépet, és ürítse ki a kávéfőzőt, és kapcsolja ki a kávéfőzőt. Végül győződjön meg róla, hogy a riasztás beállítása előtt minden ajtó zárva van.
