Mindannyian kaotikus irodákban dolgoztunk - a papírok és más anyagok halmozottan halmoztak fel, a személyzet csalódott és bizonytalan a felelősségükkel, és a menedzsment nem elégedett azzal, amit a személyzet kész. Hogyan lehet az irodát zökkenőmentesen működtetni? A tisztviselők számára követendő világos eljárások segítenek abban, hogy minden más helyére kerüljön - tisztább irodája, boldogabb és termelékenyebb munkatársa, és jobb menedzserei nincsenek időben.
A szükséges elemek
-
Számítógép
-
Papír
-
Jegyzetfüzet
Protokoll létrehozása
Kutassa ki a szervezet azon területeit, amelyek nem egyértelműek a felmérés és a felmérő személyzet írásával. Kérdezd meg a munkatársaktól, hogy miért nem világosak, vajon szerepük és felelősségük van-e, ki jelentik, vagy hogyan kell bizonyos eljárásokat megfelelően végrehajtani.
Hozzon létre egy munkavállalói kézikönyvet, amely alapján az alkalmazottaknak tisztázniuk kell. Tartalmazza a szabványos vállalati irányelveket is, beleértve az irodai környezetre vonatkozó információkat is. A munkatársaknak tudniuk kell, hogy a papírokat kellő időben kell benyújtani, a munkaasztal elhagyása előtt kiegyenesíteni az íróasztalaikat, és meg kell tenniük a munkájukat, hogy tiszta munkaterületet hozzanak létre.
Szokásos működési eljárások vagy SOP-ok létrehozása. Az SOP-ok olyan írásos utasítások, amelyek meghatározzák, hogy ki, mi, hol, miért és milyen feladat. Hozzon létre egy SOP-ot minden olyan feladathoz, amelyet a személyzet követni kíván. Adjon meg egy összefoglaló bekezdést a folyamatról, lépésről lépésre, hogyan kell ezt megtennie, és az erőforrások listáját, ha további információra van szüksége. A jövőben 6–12 hónap elteltével adjon meg egy dátumot, amikor az SOP felülvizsgálata és frissítése megtörténik. Szintén meg kell adni a szervezeten belüli személy nevét és elérhetőségét, aki az eljárásért felelős - így a munkatársak tudják, hogy a további információkért vegye fel a kapcsolatot. Helyezze az összes SOP-ot egy notebookba, és tegye hozzáférhetővé az összes személyzet számára, hogy keressen egy eljárást, ha valamit meg kell vizsgálnia. Írjon be új SOP-kat az új eljárásokhoz, és adja hozzá őket a könyvhez.
Vonat személyzete és megszervezése
Adja meg a munkavállalói kézikönyvet az összes jelenlegi alkalmazottnak, amint elkészült, és az új alkalmazottaknak, amikor bérelnek. Az alkalmazottak javíthatják az iroda működésének módját, ha tudják, mit várnak tőlük.
A munkavállalók képzése a rájuk vonatkozó valamennyi SOP-ra. A személyzetet, aki az eljárásért felelős, képezzen más személyzetet egyenként vagy csoportban. A személyzet fejlesztése után vonja be a személyzetet az összes eljárásra, így a személyzet tisztában van azzal, hogy mit várnak el tőlük az eljárás során.
Tartsa az egész személyzet takarítási napját, hogy megszerezze az irodát. Ezt nem kell gyakran megtenni. Az alkalmazottak kézikönyvének elolvasása és az új SOP-ok kiképzése után a személyzetnek világos képet kell kapnia arról, hogy mit kell tennie.
tippek
-
A továbbképzéshez vegye igénybe a személyzetet egy hivatali visszavonuláson.
