Irodai környezetben fontos, hogy mindig fenntartsák a szakmai viselkedést. Pontosan elengedhetetlen, és minden kísérletet időben be kell érni. Hacsak nem várunk fontos hívást, a mobiltelefonokat ki kell kapcsolni, vagy rezgni kell, hogy ne zavarják az irodát. Öltöztesd fel a megfelelő ruhát az elvégzett üzlet típusára. Például a farmer professzionális irodai környezetben való viselése nem lenne helyénvaló, de a farmer elfogadható ruházat lehet egy építési irodában.
Vevőszolgálat
Az irodai eljárások egyik legfontosabb tényezője az, hogy hogyan kezelik az ügyfeleket telefonáláskor vagy az irodai látogatáskor.
Személyes ügyfelekkel való foglalkozáskor jó ötlet, hogy mosolyogjon a személyre, és ügyeljen az igényeikre. Ha egy ügyfél a panaszoshoz figyelmet fordít, de nem lesz védekező, konfrontatív vagy nem ideges, akkor csak a helyzet fokozására szolgál. Valódi aggodalomra ad okot az arckifejezés vagy a testbeszéd során, amikor az ügyfél panaszt tesz. Ha az ügyfél rantál, hagyja, hogy rantáljon - ne próbálja meg őket megállítani, vagy beszélni rajtuk. Miután a panaszukat kifejtették, nyugodtan válaszoljanak azzal, hogy elmondják nekik, hogy mit akarnak tenni, hogy segítsenek nekik, vagy akiknek át kell adnia őket, és hogyan fogja segíteni a személy a probléma megoldásában.
Telefon etikett
Mivel a vonal másik végén lévő személy nem látja Önt, a telefonokat felelősen kell megválaszolni. A másik végén lévő személynek képesnek kell lennie arra, hogy hallja a hangját a mosolyról. Mindig válaszoljon a bejövő hívásokra a cég nevével, ügyelve arra, hogy a vállalat nevét közölje, hogy érthető legyen. Néha szükség van a hívások szkennelésére, mielőtt továbbítaná őket a címzettnek. Hajtson végre minden kísérletet a személy nevének megszerzéséhez. Tartsa a jegyzettömböt, hogy megszakítsa a hívó nevét a megszakítások esetén, vagy ha a címzett nem válaszol, és a hívás visszahúzódik. Ez lehetővé teszi, hogy közvetlenül a hívó felé forduljon.
Interakció más alkalmazottakkal
Soha nem jó ötlet, hogy megvitassák a személyes kérdéseket más alkalmazottakkal, vagy vegyenek részt az irodai pletykákban. A politikát és a vallást el kell kerülni, mint az irodai beszélgetés témáit.
Mindig tiszteljen, ha más alkalmazottakhoz fordul. A jó hüvelykujj az, ha az Ön által címzett személy alárendelt, hogy rendben van az első névükkel, de a felügyelőt vagy a menedzsert Mr. vagy Ms.-ként kell kezelni, kivéve, ha az első címüket kérik. név.
Szervezet
A munkaterületnek mindig tisztanak, tisztának és szervezettnek kell lennie. Ha valamilyen oknál fogva beteg vagy távol van az irodától, lehet, hogy valakinek le kell töltenie az információt az íróasztalról, és nem kell „munkálkodnia” mindent a munkaterületén, hogy megtalálja, amit keres. Fontos, hogy ne tartsuk a személyes tárgyakat az asztalon vagy az asztalon, mert valaki véletlenül „megbotlik” valamire, amit nem akarsz nyilvánosságra hozni.
Figyelem a részletekre
Ha a munka több lépést is igényel, akkor célszerű egy ellenőrző listát készíteni és minden egyes elemet ellenőrizni, miután elkészült. Függetlenül attól, hogy milyen feladatokra van szükség a részletekre, nagyon fontos a jó munkához.
Ha a dokumentum létrehozása része a feladatnak, győződjön meg róla, hogy minden dokumentumon helyesírási és nyelvtani ellenőrzést végez. Bármi legyen is a feladat, mindig jó ötlet, hogy ellenőrizze a munkát, mielőtt bekapcsolná.
