Ha egy munkáltatónak csak egy munkavállalója van, még mindig felelős a munkavállaló pontos és időben történő kifizetéséért. Ugyancsak visszatartania kell a megfelelő jövedelemadót, és időben kell fizetnie a kormánynak. A munkáltató a munkavállalók számára többféle módon is létrehozhat bérszámfejtést. A bérszámfejtési kényelem szintjétől függően a megfelelő módszert választhatja.
Létrehoz egy kézi bérszámfejtési rendszert. A kézi fizetési rendszer teljes egészében kézzel történik, beleértve a bér- és adószámítást, a nyilvántartást és az adóbevallást és a bejelentést. A hiba a kézi rendszerben magas, mert teljesen kézben van. Ha azonban csak egy alkalmazott van, akkor pontos bérszámfejtés lehetséges, amíg alaposan megvizsgálják.
Kézi bérszámfejtési rendszer létrehozásához hozzon létre egy éves Excel-táblázatot a munkavállaló munkaidejének naplózására. Válasszon héttel a táblázatkezelőt. Adja meg a napi munkaórákat, és minden hétre összesen. A bérszámfejtés feldolgozása során fizesse meg a munkavállalót a bérszámfejtési gyakorisága szerint (például heti vagy kéthetente) a fizetett munkabér alapján. A szövetségi adók kiszámításához használja a W-4-es formáját és a folyó évi IRS-forrásadó-táblázatokat (E körlevél).
Kinyomtathatja az ellenőrzést egy írógépen. Használjon egy törlési funkcióval ellátottat, és tartalmazzon egy fizetési csonkot a tényleges csekk alatt, és részletezi a fizetési részleteket. Jegyezze fel a munkavállalói fizetés részleteit az egyes fizetési időszakokból a bérszámfejtés naplójába. Adja meg az adóbefizetéseit a szövetségi és állami kormányoknak az igényeik szerint. Évente adjon ki W-2-t a munkavállalónak és a kormánynak.
Használjon bérszámfejtési szolgáltatást. Ha inkább nem foglalkozik a bérszámfejtési feladatokkal, a bérszámfejtését bérszámfejtési szolgáltatásra is átruházhatja. Sok bérszámfejtési szolgáltatás nem korlátozza a dolgozók számát. Kis díj ellenében az összes bérszámfejtés feldolgozására kerül sor, beleértve a munkavállaló fizetésének, a W-2 és a megfelelő adók benyújtásának kiadását.
Használjon bérszámfejtő szoftvert. A bérszámfejtést egy munkavállaló számára állíthatja be a bérszámfejtő szoftver segítségével, mint például a Quickbookok vagy a számviteli szoftver, amelyhez csatolt bérszámfejtési funkció tartozik. A bérszámfejtő szoftver segítségével egyszerűen megadhatja a munkavállaló számára a vonatkozó információkat, például a nevet, a társadalombiztosítási számot, a címet, a fizetési arányt, a fizetési gyakoriságot és az adózási adatokat. A rendszer kiszámítja a fizetendő béreket és adókat. Ezzel a fizetéssel is jár. Ezen túlmenően a rendszer a bérszámfejtéseket és az adók megadásához szükséges összes információt tárolja. Ez egy kényelmes módszer, ha magának a munkavállalónak a bérszámfejtését szeretné beállítani és feldolgozni.
