A „projektköltségek” és a „projekt-költségvetés” kifejezéseket gyakran a tervezési szakaszban lazán dobják. Míg néhányan úgy vélik, hogy a két kifejezés egymással felcserélhető, mások tudják, hogy a kettő között különbség van. Fontos, hogy a projektmenedzser megértse e fogalmak jelentését, és tudja, hogyan kell őket megfelelően használni a projekt kezelésében és a vállalat vezetőivel való kommunikáció során a zavarok elkerülése érdekében.
Projekt költségvetés
A „projekt-költségvetés” kifejezés olyan költségvetésre utal, amely megmutatja, hogy a projekthez nyújtott pénzt hogyan költi el. A projekt sikere érdekében szükséges költségeket és vásárlásokat részletezi. A költségvetés például a munkavállalói béreket, a gépi vásárlásokat, a beszerzéseket, az eszközöket és a bérleti díjat mutatja az ideiglenes irodahelyiségekre. Más szóval, a projektmenedzser képes lesz elszámolni minden, a projektre fordított fillért.
A projekt költségei
A „projektköltség” kifejezés a projekt teljes összegére utal, amelyet a vállalat fog fizetni. A vezetők ezt a számot használják a vállalat egyéb költségvetéseinek módosítására, mint például a működési költségvetések, a fő költségvetés és a költségköltségek a szóban forgó projekt számára. A projekt teljes költségét úgy számítják ki, hogy összeadják a projekt költségeit, így a vállalkozások tulajdonosai tudják, hogy mennyit kell félretenni.
Projektfejlesztés és változások
A projekt teljes költségtervét befolyásolja, ha a projekt költségvetését a projekt fejlesztése és végrehajtása során kiigazítják. Például a projektet olyan előre nem látható körülmények befolyásolhatják, mint a rossz időjárási körülmények vagy a munkaerő hiánya a területen. A költségvetés megváltozhat, ha a gép megszakad, és ki kell cserélni. Ha a költségvetés jóváhagyása után megváltozik, a teljes projektköltség-terv is módosul.
A költségek és a költségvetés használata
A vállalatvezetők a jövőbeni tervezéshez megőrzik az eredetileg tervezett projektköltségeket és a projekt végső költségeit. A költségkülönbség megmutatja, hogy a tervezés milyen hibákat tartalmaz, ami a jövőbeni projektek számára előnyös. Hasznos a kockázatkezelési és megelőzési intézkedések szempontjából is, így a költségvetés pontosabb lehet a jövőbeli projektek vagy feladatok tekintetében.
