Fontos találkozó? Közelgő vérvezetés? Sok ok lehet arra, hogy egy meggyőző üzleti feljegyzést küldjön. Minden megosztott feljegyzésnek jól meg kell írnia, mert képviseli Önt és a tanszékét. És persze, meg akarod győzni az embereket, hogy vegyenek részt, jelentkezzenek, adjanak, vagy bármit is kérsz tőlük. Néhány iránymutatást követve a meggyőző feljegyzések elkészítése segíthet a kívánt eredmények elérésében.
Azonosítsa a közönséget
Ismerje meg az olvasót vagy a célközönséget. A feljegyzés memóriája valószínűleg eltérően hangzik az igazgatótanácshoz intézett feljegyzésektől. Bár mindig profi jellegű, néhány emlékeztetőnek formálisabbnak kell lennie a beszédben. Más tényezők, mint például az életkor, a nemek és az iskolai végzettség, szintén szerepet játszhatnak a meggyőző megjegyzés írásában.
Állítsa be a témát
Talán ostoba hangzik, mert persze gondolod, hogy tudod, mi lesz a feljegyzésed. De a levél egyértelmű témájának írása segít abban, hogy pontosan arra összpontosítson, amit akarsz. A megfogalmazás megfogalmazása segít abban, hogy túlzottan további megjegyzések nélkül elérje a pontot. A téma megjelölése csak írásban való hivatkozásra szolgál. A témát nem közli az olvasókkal. Például a témája lehet "a következő év kedden támogatni a vérmeghajtót".
A feljegyzés vázlata
Ó, ez a gyűlölet a hetedik osztályból a középiskolában, "vázlat". Lazuljon el. Ez csak egy informális az olvasó vázlata, mit akarsz, és mit kell tennie. Senki nem látja ezt, hanem te; egyetlen nyelvtanár sem fog lógni a vállad fölött, vagy nem vesz be piros tollat, mert nem mindig volt egy B pontod, hogy elmenjek az A pontjához. Ez a vázlat csak segít Önnek, hogy megrendelje a gondolatait. A körvonal csak pontok lehetnek:
- Támogassa a vérvezetést a kedden.
- A vérmeghajtók életeket mentenek.
- Minden vértípusra szükség van.
- Időpontot foglal.
Adjon meg megjegyzéseket a vázlathoz, ahol a részletek értelme:
- Támogassa a vért a következő kedden, szeptember 25-én, délután 8 órakor
- A vérmeghajtók életeket mentenek.
- Minden vértípusra szükség van.
- Találkozzon, így nem kell várnia. Hívás ____
Tartsa rövidre és összpontosítva
Kezdje elírni a vázlatot és a jegyzeteket. Ne feledje, hogy a feljegyzések rövidek és összpontosítottak. Ismertesse röviden, de részletesen, hogy mit szeretne az olvasónak, miért, hogy egy mikor. Sorolja fel az intézkedés előnyeit. A meggyőző feljegyzés végső célja az, hogy az emberek megegyezzenek azzal, amit javasolnak, és amit a kértek. De hogy meggyőzzük az embereket, hogy az, amit javasol, jó ötlet, meg kell adnia az olvasóknak, hogy miért kell megfelelnie. Mondd el az embereknek, mit szereznek, és adja meg a legfontosabb előnyeit, amit teszel.
Szerkesztés és átírás
Ellenőrizze a nyelvtani és helyesírási hibákat. Míg a feljegyzés mögötti ötlet fontos, a kis dolgok is számítanak. A feljegyzés meggyőzőbb lesz, ha jól meg van írva, és nem tartalmaz grammatikai és gépelési hibákat. Az üzleti emberek nagy elvárásokkal rendelkeznek. Ha a feljegyzés meggyőző, de észrevehető hibáival rendelkezik, ezek a hibák csökkentik a feljegyzés hatását és hatékonyságát. Az első tervezet után tegye félre, és néhány perc vagy néhány óra múlva térjen vissza hozzá, attól függően, hogy mennyi idő van, mielőtt elküldené. Olvassa el újra a memo-t, és végezze el azokat a módosításokat, amelyeket Ön szerint javít.
Például, ha úgy gondolja, hogy több meggyőződést használhat, végezzen egy kis kutatást a kényszerítő tényekre:
- Támogassa a vérmeghajtást kedden, szeptember 25-én, délután 8 órától délig.
- A vérmeghajtók életeket mentenek. Csak tavaly, ____ pintát használtunk a helyi kórházban vészhelyzetek és transzfúziók miatt. Mindez a véradóknak köszönhető.
- Minden vértípusra szükség van.
- Hívja a ____-t, hogy találkozzon, így nem kell várnia.
Kérjen visszajelzést először
Mielőtt elküldi az emlékeztetőt, kapjon visszajelzést másoktól. Kérdezzen meg néhány embert, akinek véleményét értékelte, mielőtt elküldi. Kérdezd meg, hogy meggyőzzenek-e, hogy cselekedjenek, és ha nem, miért. Hallgassa meg a javaslatokat, és próbálja meg beépíteni a hasznos ötleteket a feljegyzésbe. A meggyőző feljegyzés általában néhány tervezetet vesz igénybe, mielőtt elég jó lenne elosztani.
