A kiegészítő feladatok átruházása egy belső vállalati jegyzeten keresztül jó módja az elszámoltathatóság megteremtésének és annak biztosítása, hogy alkalmazottja megértse az új feladatokat. Csakúgy, mint bármely más üzleti feljegyzéssel, tartsa rövidnek és egyszerűnek azáltal, hogy csak annyi információt tartalmaz, amennyi szükséges ahhoz, hogy a munkavállaló megértse az utasításokat.
Memo formátum
Írjon egy világos, leíró címet. Ha az emlékeztetőt e-mailben küldi, írja be a címet a témakör mezőjébe, jelölje meg a nagy jelentőségű zászlót tartalmazó e-mailt, és tartalmazzon olvasási nyugtát. Bár általában egy tipikus memo formátumot kell követnie a fejléc, a nyitó nyilatkozat, a feladatszegmens és a zárás részeként, általában nem szükségesek a vita és az összefoglaló részek. A feladatszegmensben használjon numerikus listát vagy pontokat az új vagy további feladatok azonosításához és kiemeléséhez.
Információs tartalom
A megnyitó és a feladatszegmensek a legfontosabb megjegyzések az ilyen típusú feljegyzésben. Adja meg a háttérinformációt a nyitó szakaszban. Például, mondja el a munkavállalónak, hogy miért ad meg további feladatokat, és mikor kezdődik ezek az új feladatok. Adjon meg időpontokat és időpontokat minden olyan találkozóra, amely előfordulhat, mielőtt a munkavállaló további feladatokat vállal. Szükség esetén adjon meg egy kapcsolattartó pontot, amelyre a munkavállaló kérdéseket tehet fel. Minden további vámot egyértelműen és teljes egészében definiáljon a feladatszegmensben. Zárja be a jegyzetet egy rövid köszönettel és őszinte támogatással.
