Éves pénzügyi ellenőrzések szükségesek minden nyilvánosan működő cég számára. Számos magánvállalkozásnak, különösen azoknak, akik a befektetőktől kapnak támogatást, éves ellenőrzést is kell folytatniuk. A vállalat méretétől és összetettségétől függően a pénzügyi ellenőrzések több hónapon keresztül is megtörténhetnek, és jelentős összegű pénzbe kerülhetnek. A könyvvizsgálói pályázati eljárás az ajánlatok felszólításával kezdődik. A könyvvizsgáló cégek könyvvizsgálói ajánlatokat nyújtanak be, amelyeket az auditszolgáltatási pályázati levélben vagy kérésben megadott utasításoknak megfelelően nyújtanak be.
A Pályázati Dokumentum
Az ajánlatkérő cég könyvvizsgálati szolgáltatást küld az ajánlatokat kérő cégeknek. A feltételeket a dokumentum tartalmazza, az ajánlattevőnként csak egy ajánlatot, a felülvizsgálati és jóváhagyási folyamat ütemtervét, a támogathatósági és kiválasztási kritériumokat tartalmazza. A levél a helyszíni látogatásokról és a kapcsolódó pályázati költségekről is beszél.
Pályázatok előkészítése
A könyvvizsgáló cég pályázati dokumentációt állít össze, amelynek bizonyos feltételeket kell betartania, és tartalmaznia kell bizonyos összetevőket a potenciális bérlő cég kérésére. Minden egyes eljárásnak saját igényei lehetnek, de általában az ajánlattevőknek szerződés-tervezetet kell tartalmaznia. A szerződésnek általános feltételeket kell tartalmaznia, és meg kell felelnie a különleges feltételeknek. Meg kell adnia a javasolt feltételek magyarázatát, és tartalmaznia kell egy modellt a pénzügyi projektre vonatkozó pénzügyi ajánlatról.
szakképesítés
A könyvvizsgáló cég ajánlatának tartalmaznia kell a foglalkoztatás feltételeit, a csapattagok tapasztalatait és a kulcsfontosságú személyzet leírását - általában az ellenőrző csoportba tartozó szakértőket. A könyvvizsgáló cégnek szervezeti és ellenőrzési módszertani leírást kell adnia. Ez magában foglalja a releváns tapasztalatok ésszerűségét, a stratégiát, az ellenőrzési menetrendet és a bizonyítékokat. A megbízó cég kérheti, hogy minimális számú, korábban elvégzett ellenőrzést végezzen a saját igényeinek megfelelően.
Ajánlatok küldése
A könyvvizsgáló cégeknek be kell tartaniuk a hivatalos pályázati eljárást. Az ajánlatot a potenciális ügyfél által meghatározott módon kell lezárni és szállítani. A pályázati levélben megjelennek a benyújtási idő és a dátum. Az ajánlattevők a pályázatuk változatait is benyújthatják, de külön-külön csomagolják és zárják le őket, egyértelműen jelölve őket mint változatokat. A megadott határidő után beérkezett ajánlatokat általában nem veszik figyelembe. Ha az ajánlattevő módosítani kívánja vagy visszavonja ajánlatát, írásos magyarázatot kell benyújtania, amelyet az eredeti ajánlathoz hasonlóan kell benyújtani.
Ajánlatok értékelése
Amikor az ajánlatkérő cég ajánlatot kap, az értékelési folyamat általában bizalmas marad, amíg az ellenőrzési munkát oda nem ítélik. Ha a megbízó cég állami szerv, a pályázati felhívások nyilvános ülésen is megnyithatók, ami a pályázati részletek közzétételét eredményezi. Ez magában foglalhatja az ajánlattevők nevét, árait, javaslatváltozatait és minden egyéb, relevánsnak tekintett információt. Miközben az ajánlatkérő cég értékeli az ajánlatokat, kérheti az ajánlattevőket, hogy bizonyos pontokat vagy kérdéseket tisztázzanak. A pályázatokat olyan kritériumok alapján vizsgálják felül, mint az adminisztratív, támogathatósági és műszaki követelmények betartása. A műszaki követelményeknek megfelelő ajánlattevőket felkérhetik további műszaki dokumentáció vagy minták benyújtására. Végül, az ajánlatok pénzügyi értékelésre kerülnek, ahol a megbízó cég értékeli a legjobb pénzügyi ajánlatot.
A szerződés odaítélése
A minősített pályázat kiválasztásakor a díjat írásban kell megadni és a nyertes cégnek átadni. A sikertelen ajánlattevő cégekről is értesítést kapnak, általában a nyertes ajánlattevőre vonatkozó részletekkel, mint például a javasolt ár és a cég neve. A közlemény azt is felvázolja, hogy miért utasították el a sikertelen ajánlattevőt, és jegyezze meg a fellebbezés benyújtásának határidejét.
