Bármely típusú jelentéshez egy összefoglaló is csatolható - ez egyszerűen a fontos adatok összevonása, ha a közönsége nem akarja elolvasni a teljes jelentést. A különbségek a finomabb részletekben vannak. A témát és a közönséget be kell illesztenie a szabványos formátumba. Ha a közönség a hadsereg, a Stratégiai Marketing Csoport figyelmeztet arra, hogy a haditengerészet egyedül évente több mint 500 millió oldalnyi dokumentációt készít. Ezt szem előtt tartva az elsődleges aggodalomra ad okot, mivel a személyzetnek nem lesz sok ideje, hogy az oldalain töltse.
Információk megszervezése
Az első kihívás a jelentésben szereplő információk megszervezése, így a legfontosabb részeket sokkal rövidebb dokumentumba foglalhatja - az összefoglalót. Menjen át a teljes jelentésen, és bontsa ki azokat az információkat, amelyeket az összefoglalóba szeretne felvenni. A prezentáció sorrendjének hasonlónak kell lennie ahhoz, hogy az információ hogyan jelenik meg a jelentésben. Az összefoglalóba foglalja bele a címsorokat, amelyek megfelelnek a jelentésben található részeknek vagy könnyen kapcsolódhatnak hozzájuk. Ha a jelentésben nem szerepel a címsorok, akkor az összefoglalójában megjegyzéseket készíthet, amikor írja, és az olvasóját arra irányítja, hogy a hosszabb jelentésben részletesebb információkat találjon. Nem szeretné, hogy konkrét adatokat foglaljon bele az összefoglalóba, de az olvasónak meg kell találnia azt, ha többet szeretne tudni.
Az összefoglaló írása
Az összefoglaló célja, hogy a lehető leggyorsabban elmagyarázza az összes alapvető információt, amit az olvasónak meg kell hoznia ahhoz, hogy döntést hozzon az Ön által kezelt kérdésről. Az összefoglaló felépítése, így a legfontosabb információk az elején jelennek meg. Ennek magában kell foglalnia a jelentés célját és terjedelmét, és esetleg a következtetését is. Lehet, hogy nem akarja a katonai közönséget kitalálni, amíg az összefoglaló utolsó bekezdése nem lesz. A jelentés tartalmától függően követheti a végrehajtandó eljárásokat, az elvégzett kutatást, az elemzést, a lehetőségeket és a végső döntését. Tartsa rövidnek, nem több, mint hét vagy nyolc mondatát, és szentelje mindegyikét a jelentés egy részéhez. Maradjon három oldalon, kivéve, ha összefoglalja a műszaki jelentést. Ebben az esetben az összefoglaló a jelentés oldalainak akár 10 százalékát is elérheti, de ha ez hosszú, akkor elfogadható két külön összefoglaló elkészítése. Minél hosszabb ideig lehet foglalkozni a technikai kérdésekkel, és rövidebb 3 oldalas összefoglaló áttekintést adhat a teljes jelentésről. Ne ugorj oda-vissza a múlt, a jelen és a jövő feszültsége között - ez lelassítja az olvashatóságot.
Katonai közönség kezelése
A stratégiai marketing csoport azt tanácsolja, hogy a hadsereg szabványos írási stílusa egyértelmű üzenetet igényel, amely elősegíti a gyors olvasást. Ha a jelentés magában foglalja a fegyveres erők bármelyik ágának bárki számára történő előadását, akkor az összefoglaló mondatait tömören és pontosan tartsa. Kerülje a vélemények megfogalmazását, mint például: „Azt hiszem, ez azért fog működni, mert az X egyenlő Z-val.” Hat szót törölhet egyszerűen azzal, hogy „X egyenlő Z-val”, majd helyezze el a legfontosabb tényeket, és korrelálja őket a várt eredményekkel.
Óvintézkedések megtétele
Tekintsd meg az olvasóidet, ha katonai kérdésekről beszélsz. Ha tagja vagy a fegyveres erőknek, és egy civil szervezethez ír, győződjön meg róla, hogy nem tartalmaz semmilyen bizalmas vagy a biztonságot sértő információt. Ha a jelentését és összefoglalását írja a felsővezetőjének, mindkettő átmegy más kezeken, mielőtt az íróasztalánál érkezik, ezért győződjön meg róla, hogy minden résztvevő törlődik, hogy elolvassa, amit írt.
