Egy összefoglaló általában egy hosszabb jegyzet, üzleti terv, hírlevél, jogi megállapodás vagy bármely fontos dokumentum egyoldalas vázlata. Az összefoglalónak közölnie kell, hogy miért, mi és hogyan tömören a kérdés egy elfoglalt vezető számára, aki nem rendelkezik idővel a részletekbe való behatoláshoz. Feltételeznünk kell, hogy míg az olvasó érdeklődik a kérdés iránt, és megérti a kiterjedtebb fogalmakat, nem ismeri jól a részleteket. Általános szabályként az olvasónak képesnek kell lennie intelligensen beszélgetni a témáról az összefoglaló olvasása után.
Az első bekezdésben világosan írja le, mi történt és miért történt meg. Egy összefoglaló olvasója valószínűleg egy elfoglalt menedzser lesz, aki számos kérdéssel foglalkozik és több projektet zsonglőrködik. Éppen ezért ki kell fejteni az alapokat, és újra kell irányítania az olvasót, mielőtt belépne a több percre. Az összefoglaló megnyitása például azt mondhatja: "Ez a jelentés részletezi a május 21-én aláírt beszállítói megállapodást a gumiabroncsok árának és szállítási ütemezésének meghatározására a Tires Inc.-től a következő évre." Ez a nyitás segít az olvasónak arra, hogy emlékezzen arra, hogy egy megállapodás jött létre a gumiabroncs-ellátásért, és gyors mentális bemelegítő fúróként szolgál.
Sorolja fel a megállapodás összes főbb pontját, ideális esetben különálló pontokon. A pontok könnyebben olvashatók és elnyelhetők, mivel bonyolult problémát bontanak le könnyen emészthető bitekké. A golyópontok inkább a megállapodás alapjait, mint kivételeket, különleges záradékokat vagy technikai részleteket kell közölniük. A vezetők, akik nem minden nap foglalkoznak a gumiabroncsokkal, talán tudni akarják, hogy a Tires Inc. beleegyezett abba, hogy 25 naptári napon belül teljesíti a gumiabroncs-megrendeléseket, de nem kell tudnia, hogy ha több mint 50 000 gumiabroncsra van rendelve, ez az idő növeli 30 napnál hosszabb, vagy a 19 hüvelyknél nagyobb átmérőjű gumiabroncsokra különleges szabályok vonatkoznak. Egyszerűen hozzátéve, hogy a nagy megrendelések és bizonyos gumiabroncsméretek különleges záradékot tartalmaznak, elegendő. Ne feledje, hogy az olvasó mindig a teljes jogi megállapodásra hivatkozhat.
Magyarázza el, miért fontos a jogi megállapodás. Mivel az olvasó valószínűleg nem lesz szakértő a térségben, attól függ, hogy mennyire fontos ez a megállapodás. Az ár rendkívül kedvező volt, különösen rövid volt az idő, vagy a szankciók nagyon meredek a megbízások időben történő teljesítésének elmulasztása miatt? Magyarázza el a megállapodás erősségeit és - ha egyáltalán - gyengeségeit. Ne feledje, hogy ha a megállapodás hajtóereje volt, akkor ez egyúttal megfelelő és esetleg az egyetlen alkalom, hogy hitelt igényeljen a teljesítményeért.
Végezze el az összefoglalót a következő lépések felsorolásával. A megállapodás aláírása további intézkedéseket igényelhet, például a központ jóváhagyása, vagy maga a megállapodás esetleg hiányos volt, beleértve olyan záradékot, amely kimondja, hogy a teherautó-gumiabroncsok ellátási ütemtervei nem tartoznak e jogi dokumentum hatálya alá, és további megállapodás születik. aláírta őket a közeljövőben. Ez az "előretekintő" vetítés az összefoglalót logikus következtetésre hozza, és az olvasónak jó értelemben fogja látni, hogy mit várjon a következő. Meg fogja határozni a következő összefoglaló szakaszát, amely valószínűleg követni fog.
