Ha egy hosszútávú kollégával vagy ügyféllel érkezik a telefonra, mi volt a gyors, egyszerű telefonhívás, ami nagy darabot vehet ki a napodból. Ahelyett, hogy megpróbálnánk több feladatot elvégezni, miközben a hívó beszél, a taktikát a lehető leggyorsabban befejezheti, hogy az udvariasság feláldozása vagy az alapvető etikett elhagyása nélkül lehessen. Miután gondoskodott a kézben lévő üzletről, kecses és udvarias kilépést tehet a hívásból.
Fókuszban a kérdéssel. Tartsa a beszélgetést a hívás céljával, és ne hagyja, hogy kis beszélgetésre kerüljön. Ha az a személy, akivel beszél, elkezd elzáródni egy nem kapcsolódó témához, óvatosan irányítsa vissza a relevánsabb kérdésekre. Ne félj, hogy ezt előre tegye. Ha az a személy, akivel beszélt egy másik témához, tegye vissza, mondván: „De……”, és megint említsd meg a fő pontot. Ez lehetővé teszi, hogy a hívó tudja, hogy a tárgy a legfontosabb. Azt is megemlítjük, hogy „nem akarsz túl sok időt tölteni.” Ez egy merev, de udvarias, a telefonhívás nyomon követésének módja.
Kérdezzen zárt végű kérdéseket, így a fő témából nem lehet sodródni. Ahelyett, hogy megkérdeznénk, hogy mi a megfelelő idő a találkozáshoz, kérdezd meg: „Kell-e 10 éves lesz a találkozás?” A zárt kérdéseknek csak egy-két válasz van, legfeljebb kettő, és ez megtartja a beszélgetést a tárgyhoz.
Összefoglalja a telefonhívást, hogy megbizonyosodjon róla, hogy mindent elintézett. Ismételje meg a kérdést és azt, hogy hogyan kezelik. Gyors, „Fel fogom húzni ezt az információt, és beszámolok neked a nap végéig”, megerősíti, hogy minden gondoskodott.
Kérdezd meg, hogy van-e valami más, amit tehetsz, hogy segítsen, vagy bármilyen más, a témával kapcsolatos kérdést, amit meg kell vitatnod. Ismét erősítse meg a hívás célját, és ne tegye ki a többi témát. Olyan kifejezéseket használjon, mint a "Tehát, ez megoldja-e a problémát a költségjelentéssel?" Ahogy a hívás eléri a következtetést, a másik végén valószínűleg elismeri, hogy nem, nincs más, erről a témáról beszélni.
Köszönjük a hívónak az idejét, vagy a hívást (attól függően, hogy ki kezdeményezte a hívást). Hadd tudja, hogy bármilyen módon követni fogja a helyzetet. A hívás befejezéséhez használjon egy gyors „Have a nice day” vagy „Thanks for calling” lehetőséget. Kerülje a hosszadalmas búcsúztatásokat, amelyek során túl sok kellemes szórakozást cserél.
tippek
-
Ha tudja, hogy egy adott munkatárs túlságosan hosszú ideig beszél, küldjön egy e-mailt, amikor csak lehetséges, hogy foglalkozzon a kérdésekkel, vagy kérdéseket tegyen fel.
