A standard működési eljárások (SOP-k) népszerű módja annak, hogy konzisztens útmutatást nyújtson egy szervezeten belüli alkalmazottak számára. Ideális esetben, ha megragad valakit az utcáról, akkor a személynek képesnek kell lennie arra, hogy a feladatot bármit is elvégezze, csak egy SOP és a szükséges eszközöket. A SOP-portfólió egyik legfontosabb kiindulópontja a következetesség érdekében egy SOP-sablon létrehozása. Szüksége van semmilyen képzeletre vagy képzettségre; csak ki kell egyensúlyoznia a szükséges elemeket és azt, amit szeretné, hogy a sablon megjelenjen.
A szükséges elemek
-
Számítógép
-
Szófeldolgozó szoftver
Nyissa meg az új szövegszerkesztő dokumentumot. Mentse el a fájlt a SOP-sablonhoz használni kívánt névvel és a verzió-ellenőrzés dátumával. Például: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".
Helyezzen be egy táblát a fejlécbe. A táblázatban szereplő sorok és oszlopok száma rajtad múlik; Ne feledje, hogy minimálisan szüksége lesz egy cellára a SOP szám, cím és jóváhagyás vagy a dokumentum érvényességének dátumához. Akkor is használhat egy cellát az oldalszámhoz és a cég logójához vagy nevéhez, ha szeretné. A fejlécben található táblázat jó dolog az, hogy az oldalak hozzáadásakor megismétli az egész dokumentumot.
Helyezzen be egy nagy táblázatot a dokumentum első oldalára. Ez a táblázat tartalmazza a SOP-számot és a címet a tetején, majd a kulcsszemélyzet aláírására szolgáló cellákat, például a dokumentum szerzőjét és a tisztviselők jóváhagyását, a nevüket, címüket és dátumaikat aláírva. Írja be az egyes cellákhoz tartozó fejléceket, például a felső cellához tartozó "SOP cím", a következő cellához tartozó "SOP Szerző" és a megfelelő számú "QA jóváhagyást".
Létre kell hozni a bevezetést, a felelősségeket, az anyagokat és a berendezéseket (ha van ilyen) és eljárást. Más szakaszok tartalmazhatnak rövidítések, kifejezések vagy termékek szószedeteit. Mivel ez egy sablon, érdemes lehet egy mondatot vagy kettőt is leírni, amely leírja, hogy az egyes szekciókban mi várható, ha több SOP-szerzőt szeretne.
Formázza meg a szakaszokat. A SOP szakaszok bemutatásának egyik leggyakoribb módja egy betűk, számozás vagy kombinációs rendszer elindítása minden egyes szakasz számára. Használhatsz golyókat és kötőjeleket is. Ne feledje azonban, hogy könnyebb az SOP-ok hivatkozásakor vagy felülvizsgálatánál, hogy egy betűvel / számmal jelöljön egy szekciót.Mutassa meg, hogy a szekvenálási formátumnak hogyan kell kinéznie az egyes sorok következő soraiban, például "A, B, C"; "1, 2, 3"; vagy "A1, A2, A3, B1, B2, B3."
Helyezzen be további két táblát a sablon végén. A táblázatok egyike a külső hivatkozások, illetve a mellékletek és formanyomtatványok listázására szolgál, amelyek a változásokhoz csatolhatók az SOP-hoz. A másik táblázat lehet az SOP verziótörténetének dokumentálása és a változások okai. Ezek a táblázatok folytatódhatnak a sablon többi részének megfelelő számozási / betűformátummal.
Mentse el a dokumentumot csak olvasható sablonfájlként. Ez segít abban, hogy a sablont véletlenül felülírja, ha arra kényszeríti a felhasználót, hogy módosítsa a dokumentumot más néven.
tippek
-
Tartson biztonsági másolatot a sablonról.
