A magas színvonalú termékek nyereséges előállítása és a törvények és előírások keretein belül maradva szükség van a műveletek következetességére. Sok vállalat segíti magukat a szokásos működési eljárások vagy SOP-ok bevezetésével, amelyek lépésről lépésre iránymutatást adnak a fontos eljárások végrehajtásához. A SOP-ok biztosítják a pontosságot és a minőség-ellenőrzést. Számos vállalatban és szervezetben használják, különösen a kormányzat, a gyártás, a kutatás és fejlesztés, a laboratóriumok és az egyetemek számára. Mivel a vállalatokon belüli egyedi egységek számtalan eljárást tartalmaznak, mindegyiküknek különböző SOP-okra van szükségük. Tehát hasznos, ha minden egyes egység fejét SOP sablonnal látja el, amely kiindulópontként szolgálhat saját eljárások és SOP kézikönyvek írására. A SOP-sablonok minden fontos elemet megadnak minden egyes eljáráshoz.
Útmutató az SOP-íróknak annak meghatározásában, hogy milyen eljárást kell írni. A sablonnak olyan egyszerű döntéshozatali eszközt kell biztosítania számukra, amely a dolgozók által az eljárások végrehajtásához szükséges döntések számán alapul. Azt tanácsoljuk, hogy a rutinszerű eljárások, amelyek rövidek, csak azt követelik meg, hogy a munkavállaló néhány ítéletet hozzon létre, és egyszerű lépésekben írható le. Például: Do A, majd B, majd C. Megjegyzés: Hosszú eljárások, amelyek néhány döntést igényelnek, hierarchikus lépések formátumát használhatják, és elmondják a munkavállalónak, hogy az eljárásnak milyen sorrendben kell mennie, és gyakran tartalmaznak olyan lépéseket, amelyeket végre kell hajtani a teljesítéshez. teljes feladat. Példa a folyamatábrákra vagy az infographicsra, hogy bonyolult, hosszadalmas és több döntést igénylő eljárásokat írjon le. Például: Do A. Ha "normális", akkor B, C és D. Ha "abnormális", ismételje meg az A-t a megerősítéshez, majd végezze el az E, F és G.
Ismertesse az egyes műveletek írásának anyáit és csavarjait. Például minden egyes eljárásnak rendelkeznie kell az eljárás végrehajtásának címével, céljával, hatókörével és módszereivel és felelősségével. Ösztönözze vagy írja elő a SOP-írókat, hogy egységes titkosítási eljárást használjanak a titrálási eljárásokhoz. Javasoljuk, hogy határozzák meg az eljárás terjedelmét, mint például, hogy ki az eljárás, mikor és milyen körülmények között. Azt is leírhatja, hogy mikor ne használja az egyes eljárásokat. A módszerek és feladatok szakaszban lépésről lépésre írjon le egy eljárást. A sablonnak egyszerű, rövid mondatokat kell tartalmaznia a cselekvési igékkel.
Adjon meg definíciókat és erőforrásigényeket. Mindegyik eljárásnak tartalmaznia kell egy szakaszt, amely meghatározza a dokumentumban használt kifejezéseket és megnevezi a rövidítéseket. Ezenkívül meg kell mondania a munkavállalóknak, hogy milyen dokumentumokat, felszereléseket vagy egyéb anyagokat kell elvégeznie az eljárás végrehajtásához. Hivatkozzon minden más kapcsolódó eljárásra, amelyet a munkáltatóknak előre kell elvégezniük, vagy tudniuk kell, hogy befejezik a feladatot. Ne felejtsen el más fontos összetevőket is, amelyeket a sablonnak rendelkeznie kell. Ezek közé tartozik az eljárás hatálybalépésének dátuma és az eljárás utolsó felülvizsgálatának időpontja.
tippek
-
Vállalatától függően fontos lehet, hogy biztonsági szintet rendelünk a SOP-hoz, hogy tisztázzák, hogy milyen szintű jogosultság szükséges az eljárás végrehajtásához. Használja a sablont az olyan feltételek leírására is, amelyek mellett a munkavállaló megbízhatóan tudja elvégezni az eljárást.
Figyelem
Adott esetben mindig tartalmazzon az egészségügyre és a biztonságra vonatkozó szabályozást, illetve a szabályozási jogsértéseket. Adjon meg egy helyet a sablonban, és használjon módszereket a fontos figyelmeztetések kiemelésére, mint például az ilyen üzenetek félkövér vagy oldalsó boxolása. Ismertesse, mi történne, ha az eljárást nem követik, vagy helytelenül követik, függetlenül attól, hogy személyi sérülést, életvesztést, készülékkárosodást, hibás termékeket, bírságokat, peres eljárásokat vagy üzleti zárásokat eredményez-e.
