A raktárkészletet fenntartó vállalkozások készletkészleteket működtetnek a raktárban és az üzemben lévő készletszintek kezelésére. Az ilyen cégeknek el kell dönteniük az időszakos leltárrendszerek és az állandó készletrendszerek használatát. Mindkét rendszer esetében a vállalatnak évente legalább egyszer kell fizikai leltárt készítenie. A fizikai leltár néhány előnyhöz juttatja a vállalkozást.
Leltárrendszerek
A leltárrendszerek megfelelnek egy vállalkozás igényeinek, mivel információt nyújtanak a készletmennyiségekről és a dollárértékekről. Számos leltárrendszer információt nyújt a leltár konkrét raktárhelyéről és az adott helyen tárolt mennyiségről. Az üzemi alkalmazottak és a menedzserek ezt az információt használják az ügyfelek részére történő szállításhoz szükséges elemek megkereséséhez, vagy annak megállapításához, hogy a vállalatnak szükség van-e egy adott készlet-tétel átrendezésére, mivel a rendelkezésre álló készlet csökkent. A leltárrendszerek tájékoztatást nyújtanak a számviteli osztálynak a vállalat tulajdonában lévő teljes készletértékről.
Állandó készlet
A raktár rendszeres frissítése minden alkalommal, amikor a raktár a készleteket a gyártóktól kapja meg, valamint minden alkalommal, amikor a raktárba szállít egy készletet. A folyamatos leltárrendszer a készletek egyenlegét bármikor biztosítja. Ez az egyensúly folyamatosan frissül. Sok vállalat szkennereket és vonalkódokat használ a készletek egyenlegének változásainak egyszerű rögzítésére. Ezek a vállalatok szkennelik a raktárkészleteket, amikor szállítanak vagy fogadnak, ami automatikusan frissíti a készletrendszer egyensúlyát.
Fizikai leltár
A fizikai leltár az egyes leltárak manuális számlálását és a leltárrendszerben rögzített mennyiséggel való összehasonlítását jelenti. Egyes vállalatok két csoportra osztják az alkalmazottakat, egy csoport pedig minden egyes elemet számít, a második csoport pedig minden elemet megszámlál. Ez lehetővé teszi a vállalat számára, hogy összehasonlítsa a két számot a rendszerben rögzített mennyiséggel, és azonosítsa a lehetséges leltári problémákat. A fizikai leltárszám lehetővé teszi a vállalat számára, hogy helyesen határozza meg a készletmennyiségeket, azonosítsa a szükséges készletváltozásokat és vizsgálja meg az eltéréseket.
Készletbeállítás
Néha a vállalatok eltéréseket találnak a leltár tényleges mennyisége és a nyilvántartott készlet között. Ha ez bekövetkezik, a vállalat nyilvántartásba veszi a készletkészlet kiigazítását a rendszer leltáregyenlegének korrigálásához. A korrekciós mennyiségek a tényleges mennyiség és a rendszer mennyiségének összehasonlításából erednek. A készlet-kiigazítás célja, hogy a leltárrendszer megegyezzen a vállalat tulajdonában lévő tényleges leltárral.
Készletváltozat
A fizikai leltár elvégzése után a vállalat megvizsgálja a felfedezett mennyiségi eltéréseket az eltérések okának meghatározására. A különbségek jellemzően a munkavállalói hibák, a lopás vagy a megsemmisítés következtében merülnek fel.
