Aláírni vagy nem aláírni? Ez az a kérdés, amely gyakran akkor merül fel, amikor az elfoglalt vezetők feljegyzést írnak. Az üzleti levelekkel ellentétben, amelyek egyértelműen aláírást igényelnek, a feljegyzések más kérdés. Az, hogy aláírja-e őket, nem világos, hogy sok fiatal vezető csak az üzleti világban kezdődik. A következő tippek segítenek megvilágítani, hogy aláírják-e vagy nem aláírják.
A szükséges elemek
-
Számítógép
-
Alapvető szövegszerkesztő program
-
Grammatikai útmutató vagy stíluskönyv, azaz AP stíluskönyv
-
Aktuális kutatás, azaz pénzügyi jelentések, számviteli jelentések stb.
-
Szótár, szinonimaszótár, táblázatkezelő szoftver (opcionális)
A felszínen hasonlónak tűnhetnek, de sok különbség van a feljegyzés és a levél között. A vállalati levélpapírra írt levelek külső dokumentumok. Ezek általában kisebb külső közönséghez jutnak, mint például az ügyfelek, a beszállítók és az ipari szabályozók. Ez aláírást tesz szükségessé. A feljegyzések azonban belsőek, és általában csak a cég alkalmazottai látják. A gyakorlatban a feljegyzések nem tartalmaznak aláírást. Azonban néha a vezetők bölcsek, hogy a fejlécükbe a nevüket is elhelyezzék. Az igazi trükk az, hogy tudjuk, hogy mikor és mikor kell ezt megtenni.
A feljegyzés célja, hogy meghatározza, hogy aláírja-e vagy sem. Másodszor az e-mailekhez, a feljegyzések a vezetők által alkalmazott, az alkalmazottakkal való információmegosztás elsődleges eszköze, függetlenül attól, hogy egyszerű bejelentések vagy kulcsfontosságú információk a politika változásairól. Néhány emlékeztető általában érzékenyebb a természetben, mint mások.
Mennyire érzékeny az információ? A menedzserek által küldött feljegyzések nagy részét a szokásos megjegyzések - azok, amelyek nem vitatott témákkal foglalkoznak. Az ilyen típusú feljegyzések ritkán követik nyomon követésüket és általában névértéken vesznek részt. Más témák, mint például a vállalati csökkentési intézkedések, az egészségügyi ellátások csökkentése stb., Nehézkes lehet az alkalmazottak számára. Ennek eredményeként érvényességük megtámadható. Ha a téma érzékeny, az emlékeztető írhatja be a memóriát, hogy érvényességet adjon a tartalomhoz. De még akkor sem, ha a kezdőbetűk nem szükségesek.
Hány ember fog kapni a feljegyzést? Ismét, a feljegyzések néha több száz emberre mennek, és azok inicializálása időigényes feladat lehet. Az üzleti világban az idő pénz. Még a kezdőbetűk hozzáadása is nagy vállalkozás lehet. Ha eldönti, hogy indít-e egy emlékeztetőt, kérdezze meg, hogy milyen értéket ad hozzá ehhez a feladathoz? Ha nem, hagyja ki.
tippek
-
Az aláírás blokkolja az olvasók figyelmét arra, hogy elérték a levél végét. Emlékeztetővel azonban a végződést átmeneti kifejezésekkel telegrafizálhatja, amelyek a következtetést kiemelik, mint például a „zárás” vagy „végül”.
Figyelem
Ne feledje, hogy egy jegyzetet vagy levelet ír-e aláírással vagy anélkül, jogilag kötelező erejű dokumentum lehet. Soha ne hajtsa végre a sietős levelezést. Lehet, hogy forró vízben kapod magad és céged.
