Az emberek elfoglalt életet élnek, és nem mindig emlékeznek arra, hogy mire van szükségük. A határidőre vonatkozó emlékeztető levelek küldése egyszerűen hivatásos udvariasság lehet, vagy a számlák rendszerének része lehet. Ezeknek a betűknek a hangja attól függ, hogy miért küld egy emlékeztetőt. Például támogató hangot fog használni, ha a forgalmas szülőket emlékezteti a nyári táborba való bejelentkezés határidejére. A törvényes keresetet fenyegető üzleti levél eltérő megközelítést igényel. A hatékony emlékeztető leveleket jóval a határidő lejárta előtt küldjük, hogy a címzettnek időt kell vállalnia.
Írja be a levelet egy beszélgető hangjelzéssel, ha a levél barátságos emlékeztetőnek minősül. A barátságos levelezéshez használja az első bekezdést, hogy a levelet könnyedén elindítsa, például észrevételeket készítsen arról, hogy a tavasz milyen gyorsan jön a végére, és ez azt jelenti, hogy a nyári táborba való bejelentkezés határideje gyorsan közeledik. Egy merev üzleti levél esetén azonnal lépjen a pontra, jelezve, hogy miért írsz, és miért kell a címzettnek válaszolnia a levélre.
Indítsa el a második bekezdést a határidő egyértelmű megjelölésével. Adjon világos, konkrét információkat a határidőről, például szerdán, december 7-én, 17 órakor. ET. Az idő választható, de bizonyos esetekben hasznos.
Adjon meg egyértelmű utasításokat a határidő betartására. Lehetőségek, beleértve a fizetést úgy, hogy a határidőt megelőzően vagy azt megelőzően megkapják, vagy a határidő előtt egy funkcióhoz való online bejelentkezést. Sorolja fel a releváns információkat, például a fizetési összeget, vagy a feladat elvégzéséhez szükséges egyéb információkat.
Mondja el a címzettnek a határidő hiányának következményeit. Például rámutat arra, hogy a határidő után regisztrálók magasabb díjat fizetnek, vagy nincsenek késedelmes regisztrációs rendelkezések.
Végezz egy záró zárással, mint például a "Warm regards" vagy a "Sincerely yours".
