Az emlékeztető levelek hasznosak abban az esetben, ha kapcsolatba lépnek olyan ügyfelekkel, akik elfelejtettek fizetni egy számlát, valamint kapcsolatba léphetnek az emberekkel, hogy emlékeztessék őket egy találkozóra vagy eseményre. Azoknak az ügyfeleknek, akik gyakran használnak e-mailt, küldhet egy emlékeztető e-mailt, ami nagyon kényelmes módja annak, hogy gyorsan elérje őket. Az online betűk minden egyes szóhoz különös figyelmet igényelnek annak érdekében, hogy a levél ne aggódjon agresszív vagy durva, és a helyes nyelvtan kötelező.
Ellenőrizze, hogy pontosan milyen információkat szeretne emlékeztetni a személyre. Gyűjtemény-emlékeztető küldése pontatlan információval megzavarja és esetleg haragszik az ügyféllel. A kinevezésre és az eseményekre vonatkozó emlékeztetőknek pontos információkat kell tartalmaznia annak biztosítására, hogy az egyének megkérjék az ilyen kinevezést vagy részt vegyenek az eseményen.
Ismertesse annak lehetőségét, hogy az információ helytelen, vagy az ügyfél már elküldött fizetést. Az a kijelentés, amely azt mutatja, hogy csak a saját nyilvántartásait láthatja, és nem rendelkezik más olyan információval, amelyre utalhat, segítheti a levelet olvasó személyt abban, hogy szemszögéből megértse a célját. Elismerve, hogy a párt nemrégiben fizetést küldött, és ez a kifizetés nem tükröződik a levélben, megfékezi az emlékeztető levél fogadójának dühös válaszát.
Légy udvarias és kezelje az ügyfelet, ahogy azt szeretné, hogy kezelje, ha küldött egy emlékeztető levelet. Felügyeleti, hibás számítások és enyhítő körülmények történnek mindenki életében. A pénzügyi emlékeztető levél túlzottan durva vagy tiszteletlen megjegyzései nem segítenek abban, hogy megkapja a pénzt azon személytől, akinek a levelet küldi. Ehelyett pontosan tartsuk meg a levelet, és udvariasan beszéljünk csak a számla sajátosságairól - elkerülve a durva vagy fájdalmas megjegyzéseket.
A fizetést kérő emlékeztető levél küldése esetén az eredeti számlázási adatokat is fel kell venni. Sok ügyfél kérni fogja az eredeti számlázást, ha elfelejtették, hogy mi a fiók. Az idő megtakarításához az eredeti számlázást az ügyfél emlékeztető levélébe kell beírni. Az eredeti számlázási információ az ügyfél fiókjának online linkje lehet, amikor emlékeztető levelet küld e-mailben.
Válasz kérése. Az ügyféltől való válasz kérése magában foglalhatja a fizetés átutalását, a visszatérő telefonhívást, az e-mail választ vagy a helyes kapcsolattartási adatok kitöltését, és visszaküldését. Ha az ügyféltől válaszolni kíván, udvariasan, akkor jobban tudja megnyitni az ügyfelet a számla megtárgyalása és az ügyféltől történő fizetés megszerzése előtt.
Adja meg elérhetőségeit, hogy elérje Önt. Győződjön meg róla, hogy az emlékeztető e-mailben minden elérhetőségi adata van. Lehet, hogy nem elegendő egy fizikai cím vagy levelezési cím; e-mail, weboldal, telefon- és faxszámok, hogy az ügyfélnek minél több módja legyen elérni Önnek.
