Amikor egy találkozón jelentést készít, követnie kell néhány alapvető iránymutatást, amelyek nagy része valószínűleg az iskolában tanult. Például, biztosnak kell lennie a jelentés céljával kapcsolatban, pontosan meghatározott alfejezetre kell összpontosítania, és meg kell írnia a közönségével.
Ismerje meg előzetesen az értekezlet résztvevőinek oktatási és munkahelyi hátterét. Ez segíti Önt abban, hogy a témakör mennyire magyarázható. Képzeljék el például, hogy jelentést készít-e a városi kereszteződéseken bekövetkezett balesetek számáról, amelyet a következő közlekedési bizottsági ülésen mutatnak be. Ha az öt bizottsági tagnak háromnak van háttere a bűnüldözésben, akkor nem kell magyarázatot adnia, mint például a „fordulásra navigálás”.
Emlékezzetek a középiskolai angol tanár tanácsára: Ne próbálja meg kezelni az univerzumot. Írjon egy kisebb témakörről a fő témáról. Könnyebb megérteni a jelentést. Például a „gyalogosok biztonsága” lehet a közlekedési tanulmány jelentésének fő témája, de a jelentés a téma egy részére korlátozódik - a biztonság növelése két kereszteződésen.
Győződjön meg róla, hogy elegendő kontextust biztosít a bevezetésben és a következtetésben. Ez segíti az értekezlet résztvevőit abban, hogy megértsék a javaslatok jelentőségét. Például, ha a jelentés azt javasolja, hogy segítő rendőröket vegyenek fel az önkormányzati bíróságon való munkavégzésre, az Ön bevezetője megmagyarázza az önkormányzat éves, a rendőröknek fizetett túlórák ellensúlyozására irányuló küzdelmét. A következtetés megismétli, hogy ez a javaslat csak egyike annak a soknak, amely segíthet az önkormányzat csatlakozási pontjainak költségvetésében.
Legyen a jelentés címe azt javasolja, hogy a találkozó ütemezett-e a problémák megoldására vagy az információk megadására.Például, ha egy menedzser felhívta a találkozót, hogy tájékoztassa a csapat tagjait arról, hogy az utolsó negyedévi értékesítés nőtt, akkor a címe lehet: „Harmadik negyedévi értékesítés: az új ügyfélszolgálati eljárások hatása”.
A jelentések általában a valaki cselekedeteinek befolyásolására irányulnak. Megemlíti a visszajelzést, amelyre várt - és akitől. Például az iskolai szuperintendens jelentése a hallgatói teszt pontszámok növeléséről javasolhatja az igazgatótanácsnak azt a határozatot, amely a kísérleti programot állandóvá teszi.
