A szervezeten belüli kommunikáció kritikus. Minél jobban összekapcsolódnak és tájékozottabbak az alkalmazottak, annál több bizalmat érezhetnek munkáltatójuk felé. A kutatások azt mutatják, hogy a munkavállalók inkább a szemtől-szembe lépnek a felsővezetőkkel, de a szervezet időbeli korlátai és mérete nem mindig teszi lehetővé ezt a megközelítést. A vállalati feljegyzések egy másik módja annak, hogy fontos információkat közölhessünk egy szervezet belső közönségével. Kevésbé formális, mint az üzleti levelek, új szakpolitikákat vagy szervezeti változásokat jelenthetnek be, kért információkat adhatnak meg, vagy projektfrissítésként szolgálhatnak. A vállalati feljegyzések írása, amelyek információs alkalmazottakat igényelnek, segítenek erősíteni a vállalat „teljesítményét”.
A szükséges elemek
-
A cég logójának digitális képe
-
Asztali kiadói szoftver
-
Nyomtató
-
Papír
Helyezze be a cég logóját az oldal tetején lévő képként.
Hozzon létre egy címet, amely (minden nagybetűvel) „MEMO”, „MEMORANDUM” vagy „INTEROFFICE CORRESPONDENCE” feliratot tartalmaz.
A címet követve helyezzen be egy szóközt, majd a „TO:”, „FROM:”, „DATE:” és „SUBJECT:” (a „RE:” helyett a „SUBJECT:”) helyett a következő szót: a megfelelő információt, amelyet kemény visszaadás követ. Az elrendezés változhat. Mindegyik elemnek saját sora lehet négy sorban, vagy két oszlopra osztható: az első, amely „TO:” és „FROM:”, a második pedig a „DATE:” és a „SUBJECT”. tartalmazzon belső címet vagy üdvözletet („Kedves…”).
Indítsa el az emlékeztetőt a címsor alatti második vagy harmadik sorban. Ha a feljegyzés rutinszerű üzenet, amely közvetlenül nyitva van. A rossz híreket tartalmazó jegyzeteknek egy olyan semleges nyilatkozattal kell megnyitniuk, amely szorosan kapcsolódik az emlékeztető témájához, amelyet az üzleti kommunikációban pufferként ismerünk, hogy az olvasókat felkészítsék a negatív információkra. A hírektől függően a nyitáshoz több stratégia közül választhat. Győződjön meg róla, hogy őszinte, releváns, becsületes és rövid.
Használja a fennmaradó helyet, hogy fontos részleteket adjon meg. A hangnak beszélgetőnek kell lennie. Az alfejezetek használatával hosszabb jegyzeteket lehet olvasni. Táblázatok, grafikonok vagy egyéb látványok is szerepelhetnek. Azoknak az íróknak, akik meg akarják győzni a közönségüket, fel kell tüntetniük, hogy ez az információ hogyan hasznosíthatja a munkavállalókat személyesen vagy a vállalat egészének.
Végezzen egy pozitív, barátságos jegyzetet. Ne tartalmazzon egy ingyenes bezárást vagy aláírást.
Nyomtassa ki a névjegyet és a kezdeti nevet a tetején, vagy készítse el az e-mailben elküldendő feljegyzést (elveszítheti a formázást az elektronikus úton történő elküldéssel). Ha a feljegyzés több címzettnek kerül elküldésre, lehet, hogy olcsóbb nyomtatni egy példányt, elindítani és másolni.
Terjeszteni. Kézzel kézbesíthető, e-mailben küldhető, küldhető az interoffice-mailen keresztül vagy postai úton.
tippek
-
Használja a blokk formátumot (nincs bemélyedés), és minden egyes szakasz között egy szóköz. Fókuszáljon egy témára. Próbáljon meg tartani a feljegyzést két oldal alatt. A feljegyzéseket csak a belső közönség között szabad használni. Ne küldjön emlékeztetőt a cégen kívüli embereknek. Írjunk egy levelet. Ha a feljegyzést bizonyos egyéneknek, nem pedig egész osztálynak vagy személyzetnek címezi, akkor a címzettek listáját abc betűbe foglalja, kivéve, ha vannak olyan személyek, akik bizonyos pozícióban vannak, akiknek kiemelt helyet kell kapniuk.
