A felügyelők, társaik és alárendeltjei megfelelő tájékoztatása alapvető fontosságú a zökkenőmentes működéshez. Míg sok mindennapi információ személyesen, e-mailben vagy telefonon történik, néha szükség van egy irodai feljegyzésre, amely emlékeztet a már megtörtént megbeszélésekre és cselekvésekre (beleértve az alkalmazottak értékelését) és / vagy mindenki egy "fejjel" a közelgő változások tekintetében. Íme, mit kell tudnia, hogy összegyűjtse a gondolatait és írjon egy hatékony emlékeztetőt.
Adja meg az írni kívánt emlékeztető célját. Próbáld meg összefoglalni egy rövid mondatban. Példák: Új alkalmazottak orientációja; Új eljárások az utazási igények feldolgozására; Nyaralás Potluck. Ez a mondat a "Tárgy" sort jelenti a feljegyzésének tetején közvetlenül a címzettek alatt.
Azonosítsa azokat a személyeket, akikhez a feljegyzés megy. Ha csak néhány ember számára van, a feljegyzés mindegyikét név, cím és osztály szerint fogja azonosítani. Ha azonban egy nagy csoportba megy, akkor azokat egy közös címmel azonosítják. Példák: Minden alkalmazott; 4. osztályvezetők; Irodai támogató személyzet. Ezt az információt a memo "Címzett" sorába helyezzük.
Az "From" sorban azonosítsa magát és a címet. Még akkor is, ha mindenki "Bob" -ként ismeri Önt, azonosítania kell magát az első és a vezetéknévvel.
Az emlékeztető tartalmának megalkotásakor kövesse a „3-as szabályt”; konkrétan, mondja el olvasóinak, mit fogsz mondani nekik, mondd el nekik, hogy mi az, és fejezd be, hogy megismétli azt, amit éppen elmondtál nekik. Például, talán a feljegyzés arról szól, hogy emlékeztesse a munkavállalókat arra, hogy a nyaralási szezon zavaró tényezője népszerű időt jelent a tolvajok számára, hogy ellopják az olyan tárgyakat, mint a pénztárcák és a személyes tárgyak, amiket egyszerű látványban hagynak. Az első bekezdés azt tanácsolná nekik, hogy óvatosnak kell lenniük. A második bekezdés tippeket ad a záróasztalokról és az ajtókról, és jobban tudatában van a látogatóknak. A harmadik bekezdés olyan intézkedéseket javasol, amelyek gyanús magatartást követnek, vagy az irodai lopás áldozatai.
Használjon olyan jegyzeteket, amelyek eljárási tartalmat vagy bármilyen ellenőrző listát tartalmaznak. Ezeket sokkal könnyebb követni és megérteni, mint egy narratív bekezdésbe ágyazni.
Vegye figyelembe az 1 hüvelykes margók szabályát az oldal bal és jobb oldalán és alján. Az oldal teteje valószínűleg valamilyen formanyomtatvány vagy egy sablon, amely a felső margóját néhány hüvelykre csökkenti. Ha nincs fejléces fejléce, akkor egy szép megjelenésű dokumentumot hozhat létre, ha a "MEMO" szót középre helyezi a félkövér 2 vagy 3 hüvelykre az oldal tetejéről. A "To:", "From:" és "Subject:" a bal oldali margóba kerülnek beírásra. A jegyzet teste egyenként van elhelyezve.
Használjon 12 pt. betűtípust, amelyet a címzettek könnyen elolvashatnak. A Times New Roman és a Courier szabványos; A Bookman és a Palatino is elfogadhatóak.
Mielőtt kinyomtatná, gondosan olvassa el a tartalmát.
Fénymásoljon annyi példányt, amennyire szüksége van, és terjessze azokat a címzetteknek.
tippek
-
Ha csak lehetséges, tartsa az emlékeztetőt egy oldalra. Amennyire mindenkinek van egy irodájában, minden emlékeztető, amely több oldalra megy, valószínűleg a későbbi olvasásra kerül, és végső soron a verem aljára kerül. Ha a tartalom sürgős jellegű, vagy egy olyan közelgő értekezletre vonatkozik, amire szükségük van a naptáraik feltüntetésére, győződjön meg róla, hogy ez kiemelkedik a témakörben, hogy az olvasók ne maradjanak el.
Figyelem
Ha a feljegyzés tartalma negatív vagy talán egy zavaró pillanat szellemében íródott, néhány órára, vagy a következő napra helyezze félre, és olvassa el újra.
