A szakemberek számára előnyös, hogy erősen megértsék az üzleti írást, különösen, ha adminisztratív pozícióban vannak. Amikor a főnöke megkéri, hogy írjon valamit üzleti formában, például egy emlékeztetőt, tudnia kell a helyes utat. Ellenkező esetben Önnek nem lesz hatása a címzettekre. Ezt a forgatókönyvet el lehet kerülni, ha tudni szeretné, hogyan írhat egy emlékeztetőt szabványos üzleti formátumban.
Hozzon létre egy megjegyzést, amely tartalmazza az összes szabványrészletet, amely tartalmazza a címet, a célt, a vitát és a zárást, tanácsot ad a Hodu.com-nak. Az összefoglaló egy választható rész.
Állítsa be a feljegyzés címét. Minden emlékeztető rendelkezik egy szabványos címmel, amely négy sort tartalmaz, amelyeket „To”, „From”, „Date” és „Subject” feliratokkal kell ellátni.
Töltse ki az emlékeztető címét. A „Címzett” után írja ki, hogy melyik levelet osztják ki, például egy adott személyre, embercsoportra vagy osztályra. Az „From” felirat után helyezze el a nevét vagy a nevét, amelyre a levelet írja, például a főnöke. Írja be az elosztási dátumot a „Dátum” szó után. Adjon meg néhány szót, amely összefoglalja a feljegyzés célját a „Tárgy” sorban.
Írjon be egy rövid bekezdést, amely néhány mondatban magyarázza a feljegyzés célját. A feljegyzés tájékoztató jellegű lehet, hogy megmagyarázza a problémát, vagy bizonyos műveleteket kérjen a címzettektől.
A következő bekezdésben részletesen megvitathatja a feljegyzés célját. Ne adjon felesleges információt, és ne ismételje meg magát, de elegendő részletet kínáljon, hogy az összes címzett megértse a feljegyzés okait és fontosságát.
Írja be az esetleges műveletet, amelyet a címzetteknek meg kell tenniük egy záró bekezdésben. Magyarázd el, mit kell tenni, és hogyan kell elérni.
Adjon egy összefoglaló részt az emlékeztető végén, ha hosszabb, mint egy oldal, vagy nagyon részletes, összetett információkat tartalmaz. Ez segít tisztázni az emlékeztető célját, és megadja a címzetteknek egy hivatkozást arra, hogy visszanézzen, anélkül, hogy újra el kellene olvasnia a teljes feljegyzést. Az összefoglaló részben az összes kulcsfontosságú pontot, valamint a megteendő műveleteket is bele kell foglalni.
