A vállalkozók tulajdonosainak gondoskodniuk kell minden törekvésükről. Hanyag vagy lusta vállalkozók veszítenek időt és pénzt szétválogatva laza végeken; Továbbá, ha az üzleti nyilvántartások és a számviteli rendszerek nem pontosak, a tulajdonos terhelheti az állami és szövetségi munkaügyi törvények megsértését. Az egyik ilyen rendszer, amelynek pontosnak kell lennie, a bérszámfejtési rendszer.
Az alkalmazottak jövedelmére vonatkozó pontos éves jelentések készítése
A bérszámfejtési rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy pontos jelentéseket készítsen és hozzon létre a munkavállalói jövedelemről. A vállalkozás tulajdonosának szemszögéből adódóan az éves adóbevallások előállításának megkönnyítése megkönnyíti az üzleti adók benyújtását: az alkalmazottakra vonatkozó üzleti kiadások adó-levonásainak kiszámításához használt összeg (különösen a munkavállaló jövedelme) könnyen elérhető. Munkavállalói szempontból kritikus lehet a munkáltatónak a jövedelmének nyilvántartásba vételének kérdése a hitelek vagy az állami támogatás biztosításához (pl. Rokkantsági vagy munkanélküli-ellátások).
Paychecks és Pay Stubs létrehozása
A bérszámfejtési rendszer egyaránt fontos célja, hogy fizetési csekket és fizetési csomókat fizessen. A feladat számítógépesítése a vezetőket és az üzleti tulajdonosokat időt és pénzt takarít meg; a bérszámfejtési rendszert úgy kell megtervezni, hogy automatikusan kiszámítsa ezeket az adatokat, ahelyett, hogy az időkártyákat manuálisan felülvizsgálták, és a munkaórák alapján egy ellenőrzési összeget számítottak ki. Az alkalmazottak értékelik az időben történő bérszámfejtési rendszert is: csökkenti a szorongást az ellenőrzések időben történő beérkezéséről és a rossz összegű csekket kapó aggodalomról.
Súgó tulajdonosok betartják a munkaügyi törvényeket
A bérszámfejtési rendszernek könnyebbé kell tennie az állami és szövetségi munkaügyi törvények betartását, ugyanakkor segítenie kell a tulajdonos csökkentését. Például a szövetségi törvény előírja, hogy a munkavállalókat túlórára kell fizetni, ha egy munkanapon 40 óránál többet dolgoznak.
A bérszámfejtési rendszer automatikusan befolyásolja a túlórát. Ez segít a munkaadóknak abban, hogy a törvényben maradjanak, amikor időbe telik a túlórák fizetése. Továbbá, mivel a munkáltató a rendszer használatával ellenőrizheti az alkalmazottak óráinak számát, a munkáltató átállíthatja az ütemezéseket, hogy elkerülje a többlet túlóra kifizetését (ezáltal segítve a munkáltatót alacsonyabb költségek fenntartásában).
Továbbá a bérszámfejtési rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy adóbevallásokat és más, állam által előírt számokat (például a FICA-összegeket) nyomtasson, hogy megkönnyítse a munkaügyi törvények betartását.
