A rendszeres ütemezett munkatársak tájékoztatása fontos kommunikációs eszköz. Ahelyett, hogy emlékeztetőre vagy e-mailre támaszkodna, szembe kell néznie. Ez nem csak lehetőséget nyújt a releváns információk nyújtására, hanem a kérdések megválaszolására és a lehetséges félreértések tisztázására is. Más típusú találkozóktól eltérően azonban a tájékoztató ülések általában az üzleti vagy a projekt műveletekre összpontosítanak, és legfeljebb 15 perctől 30 percig tartanak.
Alapszabályok
Annak ellenére, hogy a tájékoztató ülések gyakran informálisak, továbbra is alkalmazni kell a jó magatartás és a kommunikáció alapszabályait. Egy rövid időkeret elengedhetetlen ahhoz, hogy olyan szabályokat hozzunk létre, amelyek biztosítják, hogy mások meghallgassanak, amikor valaki beszél, hogy a kommunikációt a ponthoz és a szakemberhez tartsa, és hogy ösztönözze a kérdéseket és a produktív visszajelzést. Emellett, mivel a tájékoztató ülések a frissítések és egyéb releváns információk nyújtására összpontosítanak, az alkalmazottaknak meg kell érteniük, hogy ez nem a vállalati irányelvek és döntések megvitatásának helye.
Munka egy előre meghatározott menetrendből
Készítsen napirendet közvetlenül az eligazítás megkezdése előtt. Ez azért szükséges, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az eligazítás tartalmaz-e mind a standard elemeket, mind az új híreket. Például a munkatársak előtti munkatársak tájékoztatásának napirendje magában foglalhatja a munkahelyi feladatokat, ütemezési kiigazításokat és az előző műszak során bekövetkezett eseményekre vonatkozó információkat. A napirendet terjesztheti vagy felkérheti a munkatársakat, hogy jegyzeteket készítsenek. A cél az, hogy tartsák meg a pályán, és győződjön meg arról, hogy az eligazítás hasznos.
Indítsa el a Bang-ot
Töltsön minden egyes tájékoztató energiát és motiválást végző személyzet első két percét. Kezdje a jó hírekkel kapcsolatos hirdetéseket, például gratuláljon a csapatnak az előző napi értékesítési célok eléréséért, üdvözölve egy új alkalmazottat, vagy bejelentette az alkalmazottak értékelési napjának időpontját. Albert Mensah, egy profi edző és szerző szerint, amiről beszélsz, nem olyan fontos, mint hogy motivációs hatást fejt ki.
Tartalék kérdések a végéhez
Tartsa a legtöbb időt az információk terjesztésére. Mondja el a munkatársaknak, hogy a végén megkérdezi és tisztázza az információkat, nem pedig az eligazítás során. Ez egyaránt fontos, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az időn belül marad, és mindenki figyelmét a rendelkezésre álló információkra összpontosítja. Ha nem tud azonnal megválaszolni a kérdést, akkor kapja meg a választ, ha az eligazítás véget ér, és nyomon követheti a lehető leghamarabb, különösen az időérzékeny kérdések esetén.
