Amikor olyan céget futtat vagy kezel, amely nagyrészt az áruk vagy nyersanyagok vásárlásától függ, ismernie kell a beszerzési folyamatot. A beszerzési folyamat számos lépést tartalmaz, amely biztosítja, hogy a megfelelő elemeket szükség esetén megkapja. Tervezzen előre, hogy a megrendelési folyamat zökkenőmentes legyen.
Előzetes döntések
A beszerzési folyamat első lépése az, hogy meghatározza, hogy mit kell, valamint hogy milyen gyakoriságra lesz szüksége a vállalkozásának termékeihez. Ha például irodai eszközöket szeretne megrendelni, döntse el, hogy minden héten, havonta vagy csak bizonyos készletszint elérésekor kíván-e újra megrendelni. Meg kell határoznia azt is, hogy mennyit engedhet meg magának, hogy a vásárolni kívánt árucikkekre költsön, hogy a beszállítókkal tárgyaljon az árakról.
Kapcsolat a szállítókkal
Amint tudod, hogy mire van szükséged, kapcsolatba kell lépned a beszállítókkal, akik megadhatják az Ön számára, amire szüksége van. Hívjon egy sor beszállítót, hogy kérjen katalógust vagy árlapot, amely részletezi a listán szereplő különböző elemeket. A megállapodás pontos feltételeinek meghatározása érdekében tárgyaljon egy beszállítói megállapodást minden egyes megrendelendő cégkel. A feltételek magukban foglalják, hogy ki fog fizetni a hajózásért, a kedvezményes ütemtervet vagy a tételenkénti költséget, valamint a napok számát, ameddig megvárhatja a megrendelés kifizetését (általában 30 vagy több nap).
Vételi megrendelés beküldése
Miután tudta, mit szeretne vásárolni, a következő lépés a megrendelés benyújtása a szállítónak. A vásárlási megrendelés olyan forma, amely felsorolja az üzleti információkat, valamint a szállító adatait, valamint a megrendelni kívánt tételek teljes részletezett listáját. A megrendelést postán, faxon vagy e-mailen keresztül is elküldheti.
Fizetés elküldése
Miután megkapta a megrendelést a szállítótól, meg kell felelnie a beszerzési megállapodás oldalának. A szállító elküldi Önnek egy számlát, amely felsorolja a teljes esedékes összeget, amely a kezdeti megállapodás szerinti fizetési határidőt idézi. Küldje el fizetését a szállítónak a megállapodásban meghatározott időn belül üzleti csekk vagy hitelkártyával. Győződjön meg róla, hogy a számla kifizetése előtt meggyőződött arról, hogy megkapta az összes megrendelt terméket.
