A beszerzési részleg központi szerepe az, hogy beszerzi a vállalkozás működéséhez használt termékeket vagy árukat. E szerepvállalás során céljai közé tartozik az alapvető beszállítói kapcsolatok kiépítése és fenntartása, az áruk legjobb értékének megszerzése és az összes vonatkozó dokumentációs tevékenység pontos és hatékony összehangolása.
A beszállítói kapcsolatok kiépítése és fenntartása
Történelmileg a beszerzés nagyrészt az ajánlatok megszerzésére összpontosított azzal a céllal, hogy a lehető legalacsonyabb költségeket kapja. Azonban a Utah Egyetem Egészségügyi Szervezete beszerzési politikájában megjegyzi, hogy a közzététel időpontjában a versenytárgyalási folyamatokat csak szükség szerint használják. Ehelyett sok vállalat a beszerzési osztályokra támaszkodik a potenciális beszállítók azonosítására, kölcsönhatásukra és bizalmi kapcsolatok kialakítására a legjobb szolgáltatókkal. Ez a kapcsolati megközelítés erősíti a beszállító és a vevő közös céljait nagyobb rugalmasságot vagy alkalmazkodóképességet biztosít amikor az akadályok akadályozzák a logisztika és az elosztás természetes áramlását.
A legjobb áru elérése
A beszállítói kapcsolatok fenntartására összpontosítva szorosan kapcsolódik az áruk legjobb ár-érték aránya. A "legjobb érték" egyensúlyt biztosít az elfogadható árak és a minőségi termékek beszerzésében. A viszonteladónak például jó árra van szüksége ahhoz, hogy nyereséget nyújtson, de jó minőségű termékeket is igényel a vásárlók vonzására. Ebből adódóan, a beszerzési osztálynak összehasonlítania kell a különböző beszállítók árpontjait a minőséggel megoldásokat. Az Akron Egyetem beszerzési kézikönyvében rámutat arra, hogy a központi beszerzési osztály ezt a felelősséget vállalja a beszerzések kezelésében az összes szervezeti egységnél.
Koordináló releváns dokumentáció
A beszerzési folyamatok lényegében sok papírmunkát és dokumentációt tartalmaznak. A Utah-i Egyetem Egészségügyi Szervezete megjegyzi, hogy a beszerzési osztály szerepe az, hogy például az összes aktív beszállítói kapcsolatról szerződést tartson fenn. A beszerzési tevékenységek szintén kapcsolódnak a vállalati erőforrás-szoftvereket használó szervezetek számviteléhez, amelyek lehetővé teszik, hogy a számviteli tevékenységek közvetlenül kapcsolódjanak a meglévő beszerzési megrendelésekhez és a számlafizetésekhez. Egyes esetekben a folyamat automatizált. Ebből adódóan, a beszerzési megrendelés és a tranzakció adatai megadásának pontossága a beszerzési osztály számára is fontos mint a számviteli osztály számára.
