Egy szervezeti rendszer egyszerűen a vállalat létrehozásának módja. A jó szervezeti struktúra egy hierarchiát és a vállalat kommunikációjának áramlását határozza meg. Fontos, hogy minden vállalkozás, függetlenül annak méretétől, szervezeti rendszert hajtson végre. Sok előnye van a jól meghatározott szervezeti felépítésnek, beleértve a jobb hatékonyságot, a termelékenységet és a döntéshozatalt. Minden struktúrának erősségei és gyengeségei vannak. Végső soron ezek az előnyök és hátrányok attól függnek, hogy milyen üzleti tevékenységet folytat, az iparágat, a szervezet méretét és egyéb tényezőket. Fontos, hogy mindenféle szervezeti rendszert fontolóra vegyünk, mielőtt eldöntenénk, hogy melyik az Ön vállalatának megfelelő.
Mik a szervezeti rendszerek?
A szervezeti rendszer a szervezet felépítésének szerkezete. Ez a struktúra határozza meg, hogy az egyes üzletágak hogyan kerülnek felosztásra, milyen hierarchiát jelentenek ki, ki és hogyan kommunikál a kommunikáció a szervezeten belül. A szervezeti struktúra még tovább bontja le, hogy a szervezeti funkciók milyen szerepet töltenek be. Egy jól meghatározott szervezeti felépítéssel minden alkalmazott tudja, hogy mit várnak tőlük és kinek jelentik. A vállalkozások tulajdonosainak hosszú és kemény gondolkodniuk kell arról, hogy melyik rendszert választják, mivel minden szervezetnek egyedi igényei vannak. Az egyik vállalat számára megfelelő szervezeti struktúra nem lesz helyes egy másik számára.
Példák a vállalati szervezeti rendszerekre
A szervezeti struktúráknak négy fő típusa van: funkcionális, osztott, mátrix és lapos. Minden rendszer egyedi jellemzőkkel rendelkezik.
Funkcionális szervezeti felépítés: A funkcionális szervezeti struktúra egy hagyományos hierarchia. Sok vállalat, különösen a nagyobb vállalatok, követik a funkcionális struktúrát. Ez a rendszer számos szakterülettel rendelkezik, mint például marketing, pénzügy, értékesítés, emberi erőforrások és műveletek. Ezután egy felsővezető felügyeli az összes szakterületet. A jelentéstétel világos. Minden munkavállaló jelentést tesz az idősebbeknek, beleértve az osztályvezetőket is, akik beszámolnak a felső vezetésnek. A felső vezetés felügyeli a teljes struktúrát. Mivel a vállalat továbbra is szakosodott részlegekké válik, a munkavállalók is specializálódnak. Ez egyértelmű utat eredményez a promóció és a növekedés számára. Azonban a megosztottságnak nehézségei lehetnek egymással kommunikálva. Mivel minden részleg felfelé mutat, kevés vízszintes kommunikáció áll fenn közöttük, így a holisztikus, egész vállalatra gondolkodásra kevés hely marad, kivéve a felső vezetés szintjén. Ezáltal a funkcionális szervezeti rendszer lassan alkalmazkodik a változáshoz.
Osztályi szervezeti felépítés: A megosztott szervezeti struktúra az üzleti tevékenységet végző projektek alapján osztja fel az üzleteket. Ez a rendszer számos különböző típusú csapatot foglal magában, beleértve a jogi, a PR, a kutatás és az üzleti fejlesztéseket. Továbbá, a csapatok konkrét projektek köré épülnek. Például egy gyógyszergyártó cégnek különálló csoportja van, amelyek az általuk gyártott gyógyszerekre összpontosítanak. Minden projektcsoportnak van egy igazgatója vagy alelnöke, és bizonyos szintű autonómiát gyakorol a szervezeten belül. A megosztott struktúra lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy mélyen megismerjék csapatuk munkáját. Az osztások azonban gyakran nem tudják, hogy mit csinálnak más csapatok, és nem kommunikálnak egymással. Lehet, hogy az alkalmazottak nem tudják hatékonyan működni a divíziók között. Végső soron ez a rendszer kihívást jelenthet az elosztott struktúrája miatt.
Mátrix szervezeti felépítése: A mátrixrendszer a funkcionális szerkezet és a megosztott szerkezet közötti kereszt. Madártávlatból nézve a vállalkozás funkcionális struktúrában, hagyományos hierarchiával és szakosodott szervezeti egységekkel van kialakítva. Ha azonban közelebbről megnézzük ezeket a felosztásokat, akkor mindegyik felosztott szervezeti felépítésben van. Ez azt jelenti, hogy projektekre és kisebb csapatokra oszlanak. A szervezeti struktúra mátrixtípusa meglehetősen bonyolult és sok tervezést igényel, nem is beszélve a szervezeten belüli erős kommunikációs rendszerekről. Azonban, ha a mátrixszerkezet jól működik, sok olyan problémát kiküszöböl, amely a megosztott vagy csak funkcionális szervezetekkel jelenik meg. A kommunikáció a megfelelő emberek felé utazhat, ami növeli a termelékenységet és a holisztikus gondolkodást. Továbbá, az alkalmazottak más szervezeti egységeknek és projekteknek vannak kitéve, ösztönözve a kölcsönös együttműködést. A hátrányos helyzetben a mátrixszerkezet gyorsan zavaróvá válhat a munkavállalók számára, ha túl sok vezető van, és nem világos, hogy kinek kell jelentenie.
Lapos szervezeti felépítés: A lapos szervezeti felépítés a hierarchia nagy részét lebontja, és lehetővé teszi a munkavállalók számára nagyobb autonómiát a munkájuk felett. Gyakran a lapos szervezetek ideiglenes csapatokra oszlanak, bár általában nem rendelkeznek formális struktúrákkal. A sík rendszerben még mindig van némi top-down dinamika. Gyakran előfordul, hogy legalább néhány vezető vezető a hajót irányítja. Ez a rendszer azonban a hagyományos hierarchikus struktúrák megszakításán alapul. Számos induló és technológiai vállalat egy lapos szervezet felé irányul, mivel ez ösztönzi az innovációt és a munkavállalók hozzájárulását. A gondolkodás az, hogy amikor a bürokrácia nem szorítja le az alkalmazottakat, akkor szabadon gondolkodnak, és új, jövedelmező ötleteket generálnak. Ez növeli a csapatok közötti kommunikációt és kiküszöböli azokat a kommunikációs kérdéseket, amelyek akkor fordulhatnak elő, amikor az üzenetek felfelé-lefelé irányuló struktúrában utaznak. Sajnos egy lapos rendszert nehéz fenntartani, mivel a vállalat növekszik, és a strukturáltabb kommunikációs rendszerek iránti igény jön létre. Továbbá, egy lapos szervezetben dolgozó alkalmazottak túlzottan sok különböző feladat elvégzésével túlterheltek, és nincs sok helyük a növekedés vagy a népszerűsítés számára.
Miért van szükség a szervezeti rendszerekre?
A szervezeti rendszerek fontosak minden méretű vállalkozás számára. A szilárd, jól meghatározott struktúra kialakítása eltörli a zavart, és egyszerű eljárásokat fogalmaz meg az alkalmazottak számára. Minden munkavállalónak pontosan tudnia kell, hogy kik jelentenek. A hierarchia vagy a struktúra hiánya nélkül a munkahely kaotikus lehet. Az alkalmazottak nem érthetik meg, hogy ki felelős azért, ami fontos dolgokat okozhat a repedéseken. A szilárd szervezeti struktúra egyszerűsíti a vállalatot, és mindenki ugyanazon az oldalon marad.
A szervezeti rendszer minden személyt helyes helyre helyezi, és hozzájárulhat a részvételéhez. Rendszerünk javítja az általános hatékonyságot, növeli a termelékenységet, és egyértelművé teszi a szervezet mindenki számára. Minden osztály jobban tud működni, ha a szerepek egyértelműen meg vannak határozva, és a célok megosztottak. Továbbá a megfelelő szervezeti rendszer javíthatja a döntéshozatalt, mivel az információáramlás az egész szervezetben folyik. A felső szintű vezetők összegyűjthetnek információkat minden osztályból, így jobban megismerhetik a vállalat teljes működését.
Egy szilárd szervezeti rendszer kiküszöböli számos üzleti problémát, beleértve a munka megkettőzését és a pozíciók közötti konfliktusokat. Ha egy vállalkozás jól átgondolt, minden munkavállalónak külön szerepe van, és a szerepek nem fedik egymást. Nincs „futás”, ahol senki sem tudja, hogy ki felelős egy adott feladatért vagy projektért. Emiatt az együttműködés fokozódik, és a munkavállalók büszkeséget éreznek a munkájukban. A munkavállalók elkerülik a csalódottságot, hogy egyre nagyobb szerepet kapnak a szerepük és a célpontok. Arra koncentrálhatnak, amit a legjobban tesznek.
A megfelelő szervezeti rendszer kiválasztása a következő szintre vezethet. Például, ha a vállalkozás termékalapú, valószínűleg ideális lesz a mátrix vagy a megosztott struktúra. Ezek olyan projektalapú struktúrák, amelyek a speciális csapatokra összpontosítanak. A kis induló vállalkozások ugyanakkor egy lapos struktúrát vehetnek figyelembe, amely lehetővé teszi, hogy minden alkalmazott hozzá tudjon adni a készségeikhez és szakértelmükhöz a hierarchia zavarása nélkül.
Példák a szervezeti rendszerekkel rendelkező vállalkozásokra
Példák a funkcionális rendszerre: A funkcionális szervezeti rendszereket a katonai, egyetemi és kormányzati szervek történetileg használják. Az évek során a funkcionális hierarchiák kevésbé népszerűvé váltak, és sok szervezet elhúzódott tőlük. Azonban egyes vállalkozások még mindig használják őket. Egy ilyen példa arra, hogy ez a fajta szervezeti rendszer használható, hagyományos gyári beállítás. A gyárvezető felügyeli a gyár különböző részlegeit, amelyek mindegyike szakosodott. Minden divíziónak saját kezelője van, amelyek mindegyike közvetlenül a felügyelő gyárvezetőnek jelent. Egy másik példa lehet egy kiskereskedelmi üzlet. Egy üzletvezető felügyeli a műveleteket a piramis tetejéről. Az alábbiakban különböző részlegek találhatók. Talán van egy készlet, egy ügyfélszolgálat és egy marketing és promóció. Mindegyiknek saját felügyelője van, és minden jelentés a főigazgatónak.
Példák az osztott rendszerre: A divíziórendszerek népszerűek a nagy, multinacionális vállalatok körében. A Johnson & Johnsonnak például megosztott szerkezete van. A Johnson & Johnson minden márkája saját vállalatként működik, saját vezetésével és belső struktúrájával. Mindezek a márkák jelentik az anyavállalatnak. A megosztott szervezeti struktúra egy másik példája a General Electric. A vezérigazgató a csúcson ül, és ezen túl a vállalat különböző csoportokra oszlik. Vannak olyan operatív csoportok, mint például a pénzügyi, jogi, PR és globális kutatások. Egyes csapatok konkrét projektekre, köztük a repülésre, az energiára, az egészségügyi ellátásra és még sok másra fordítanak.
Példák a mátrixrendszerre: A mátrix szervezeti rendszere összetett, és ezért nagyrészt nagy, jól bevált vállalatok fogadják el őket. A mátrix cég egyik híres példája a Starbucks. A világ legnagyobb kávéfőnöke funkcionális struktúrát használ fel üzletének szétválasztására divízióba, beleértve a HR-t, a finanszírozást és a marketinget. Ezek a részlegek a márka vállalati központjában találhatók, és a felső vezetés szintjeiről jelentést tesznek. A HR osztály például olyan irányelveket hoz létre, amelyek az összes Starbucks helyszínt érintik. Ezután a Starbucks minden egyes földrajzi régióhoz külön részlegeket tartalmaz. Ezek a régiók közé tartozik az Amerika, Kína és Ázsia-Csendes-óceán, Európa, Közel-Kelet, Oroszország és Afrika. Az Amerika régió, amely a vállalat számára a legnépszerűbb, négy kisebb részlegre oszlik. A Starbucks termékalapú divíziókat is tartalmaz. Például van egy árucsoport, mint a Starbucks bögrék, és egy másik a sült árukhoz. A szervezet alacsonyabb szintjén a Starbucks alkalmazottai vannak, különösen az üzletek szintjén. Ez a komplex mátrixszerkezet jól szolgálja a kávé óriást, lehetővé téve a vállalat számára, hogy több ezer üzletet üzemeltessen az ország egész területén.
Példák a lapos rendszerre: A lapos rendszerek népszerűek az induló és a technológiai vállalatok körében. A lapos rendszer egyik híres példája Zappos. 2013-ban a masszív cipőcég vezérigazgatója bejelentette a holakrácia nevű új irányítási struktúrát, amely a munkahelyi hierarchia megszüntetésével ösztönzi az együttműködést. A vállalat betiltotta a menedzserek címét. Már nem lenne munkaköri címe, és nem lenne főnök. Minden munkavállaló felelős a saját munkájáért. A vállalat reménykedett abban, hogy a hierarchiában és a döntéshozatalban szerepet játszó bürokráciával megszünteti az innovációt és a teremtést. A Zappos azonban azért küzd, hogy valóban lapos legyen.
Ez nagyszámú nagyvállalat küzdelme, amely egy lapos struktúrát valósít meg. Sok induló beszélt arról, hogy nehéz-e egy lapos szervezeti struktúra fenntartása exponenciális növekedés esetén. A tanulmányok azt mutatják, hogy a munkavállalók hierarchikus struktúrákat találnak, amelyek megnyugtatóak és praktikusak. Tehát egy lapos szervezeti felépítés talán jó választás egy olyan vállalkozás számára, amely korai szakaszában van, hogy ösztönözze az innovációt és a növekedést. A legtöbb nagyvállalat azonban elmozdul egy lapos rendszerből, mivel idővel nehézkessé válhat.
