Akár üzleti visszavonulást szervez, akár egy jótékonysági szervezet partiját dobja, vagy politikai konferenciát tart, minden vendégének megfelelő tiszteletet és kedvességet biztosít, biztosítva, hogy az esemény sikeres legyen. A megkülönböztetett vendégeket üdvözölve azonban több tervezésre és figyelemre van szükség. A vacsora etikettjétől a bevezető beszédekig a szálláshelyekig fontos, hogy a vendégek kényelmesen, tiszteletben tartsák és értékeljék. Ugyanakkor még a kiemelkedő vendégek is elkeseríthetik a lenyűgöző vagy állandó nyomást, hogy lenyűgözzenek. Tervezze meg az eseményt, hogy vendége számára ideje legyen pihenni és feltölteni az ülések, étkezések és ülések között.
Üdvözölje vendégét személyesen. Legyen szó egy kiváló vendégnek a repülőtéren, vagy éppen egy hivatalos üzleti találkozó előtt, üdvözölje őt barátságos kézfogással és rövid ismertetéssel. Folytassa a kísérő társai bemutatását vendégeivel. Például, mondhatod: „Ms.Fontos vendég, szeretném bemutatni a szervezetünk reklámügynökének, Jack Jacksonnak.
Bemutatja vendégeit egy eseménynaplóval, amely felvázolja a találkozóidőket és helyszíneket, a szervezett étkezést, a csoportos tevékenységeket és a leállást. Ismerje meg vendégeit az értekezlet- vagy rendezvényszervezéssel, és folytassa a bemutatkozását a folyamat során résztvevő társai számára.
Legyen a vendéged a lehető legkényelmesebb. Ha a rendezvény egy éjszakai szállásra szólít fel, a szobát jó előre lefoglalni. Rendeljen egy példányt a rendezvény napirendjéről a szobában, valamint a kapcsolattartási adatokat magadnak és más rendezvényszervezőknek. Ezenkívül győződjön meg róla, hogy a tárgyalótermek tiszták, szervezettek és jól jelzettek.
Kövesse az ülő etikettet a hivatalos vacsora felek számára. A megkülönböztetett vendégét a házigazda jobb oldalán kell elhelyezni. A helykártyák használhatók a vendégek ülőhelyeinek meghatározására.
Írjon és hajtson végre egy rövid, de professzionális beszédet, hogy bemutassa a kiváló vendégeket, ha egy találkozón, ebéden vagy vacsorán lesz szó. Ellenkező esetben szívesen fogadja vendégeit a pozíciójával vagy a kitüntetésekkel kapcsolatos bármely találkozón vagy rendezvényen, amelyben résztvevője. A bevezető beszédhez előzetesen elő kell készítenie, egy rövid életrajzi vázlatot készítenie a hangszórójától, hitelesítő adatait, eredményeit és kitüntetéseit kutatva. A bevezető beszédnek foglalkoznia kell a kérdéssel, a téma relevanciájával és a beszélő hitelesítő adatai rövid áttekintésével. Mentse el a nevét az utolsó, mind a lendület felépítéséhez, mind a közönség számára, hogy üdvözölje a vendéget.
