Egy nagy szervezet, például egy iskola nyomtatási kellékeinek nyomon követése és megrendelése kihívást jelenthet. A nyomtató minden modellje más típusú tintapatront vagy tonert használ, és minden tintapatron más oldalszámot nyomtat, mielőtt ki kell cserélni. Bár nyomon követheti a régimódi utólagos tintapatronokat, papír- és ceruzával létrehozott listával, az összes releváns információ tárolására szolgáló táblázat létrehozása időt takarít meg és lehetővé teszi, hogy idővel hatékonyabban költjön a tintára.
Hozzon létre egy új üres táblázatot, hogy nyomon kövesse a tintapatronok megrendelését a számítógép táblázatkezelő programjával. Lehetséges, hogy a számítógépe a Microsoft Office Microsoft Office telepítésekor telepítve van. Ha nincs Excel, töltse le és telepítse az ingyenes irodai csomagot, például az OpenOffice-t, vagy használjon olyan online eszközt, mint például a Google Dokumentumok, amelyet ingyenesen vehet igénybe, ha ingyenes Gmail-fiókra jelentkezik be.
Határozza meg, hogy mely információkat kívánja követni. Ez eseti alapon változik, és az elektronikus számolótábla használatának egyik előnye, hogy könnyen megváltoztathatja az Ön által követett információkat az igények változásakor. Először is próbálja nyomon követni a helyiségszámot, ahol minden nyomtató telepítve van, a nyomtató típusát, a tintapatronok típusát vagy a nyomtató által használt festékkazettát, mennyit fizetett a tintaért, és a dátumot, amikor utoljára megrendelte a helyettesítő tintát.
Először adja meg a táblázatkezelő oszlopok fejlécét. Figyelje meg, hogyan állították be az üres táblázatot. Van egy sor sor a függőleges tengelyen és egy sor betűvel a vízszintes hozzáférés mentén. Az első cellában vagy az 1. sor A oszlopában írja be a "Szoba számát". Az 1. sor B oszlopában írja be a "Printer Model" -t. Az "Ink Cartridge Model" (Tintapatron-modell) az 1. sor C oszlopában, és így tovább, amíg meg nem adta a fejlécet az egyes információkhoz, amelyeket követni szeretne.
Válassza ki a számolótáblába beírni kívánt első nyomtatót, és írja be a helyiség számát a 2. sor A. oszlopába. Írja be a nyomtatómodellt a 2. sor B oszlopába, majd folytassa az összes releváns információ megadását a megfelelő oszlopba, beleértve a dátumot is utoljára rendelt tinta.
Adja meg a következő nyomtató adatait, kezdve a 3. sor A oszlopával, majd adja meg az adott nyomtató többi adatait minden megfelelő oszlopban. Folytassa az új sorszámú nyomtatóra vonatkozó információk új sorba történő bevitelét, amíg a nyomtató és a nyomtató összes adata megjelenik. Ha elkészült, mentse el a táblázatkezelőt a számítógép merevlemezére.
Hozzon létre további üres dátumoszlopokat, hogy minden egyes alkalommal nyomtasson egy tintát egy adott nyomtatóhoz. Mikor elkészült, mentse a fájlt a merevlemezre, így a következő alkalommal rendelheti meg a termékeket.
tippek
-
Használjon speciális formázást, hogy kiemelje a fontos információkat vagy szervezeti segítséget. Például használjon félkövér betűtípust az oszlopfejlécekhez és egy színes betűtípust, hogy csoportosítsa a nyomtatókat ugyanabban a szervezeti egységben. Például használhatja a zöldt a kari használatú nyomtatók számára, kék a diákok által használt nyomtatókhoz és a narancssárga a nyomtatókhoz, amelyek a könyvtárban vannak beállítva.
Néhány idő elteltével - például egy félév vagy egy tanév - az összes nyomtató tintájára fordított összeg az adott időszakban. Ezt az információt felhasználhatja arra, hogy megállapítsa, hogy néhány nyomtatót gyakrabban használnak-e, mint egy másik, függetlenül attól, hogy az egyik nyomtató költséghatékonyabb-e, mint a másik, és hogy melyik osztályok vagy osztályok használják a legtöbb tintát - az információk mind az átrendezéshez, mind a költségvetés elkészítéséhez hasznosak lehetnek célra.
