A dühös üzleti leveleket elégedetlen fogyasztók vagy munkavállalók keresik, akik valamilyen változást vagy pénzügyi díjat keresnek. A dühös levél, amelyet általában panaszlevélnek hívnak, nagy része magában foglalja az elégedetlenséghez vezető tényeket és eseményeket. Ha a levélíró valóban a konstruktív beszélgetésbe kívánja bevonni a céget, akkor a levélnek továbbra is szakszerűnek kell lennie.
Használja a tényadatokat
Tedd a tényeket a levélbe, nem pedig feltételezéseket vagy véleményeket. Állapítsa meg, hogy mi okozta a frusztrációt, a haragot vagy a szorongást. Használjon olyan tényeket, amelyek a kronológiai sorrendben bekövetkezett részleteket ismertetik. A tények megfogalmazása közben ne adjon véleményeket vagy érzelmeket. A levél professzionálisabb, és ennélfogva hatékonyabb, az érzelmek kihagyása a lehető legnagyobb mértékben.
Például: "Van egy díj az én légitársaság számlájára három ellenőrzött táskáról. A jegyem csak egy ellenőrzött táskát jegyez." Ezek a kijelentések tényszerűek, mert bizonyíthatók a számla és a jegy dokumentációjával.
Miután a tényeket megadták, magyarázza el, miért okozott a harag és a frusztráció. Tartózkodjon a névhívástól, a rágalmazástól és a vádemelésektől. Például: "Ön ellopja a pénzemet az ilyen illegális díjakkal", csak növeli a problémát. A lopás bizonyítása sokkal nehezebb, mintha egy vállalatot hibáztatnánk, és automatikusan védekezésre kerülne.
Tiszta és tömör
A cégtulajdonosok, a vezetők és az ügyfélszolgálati osztályok nem rendelkeznek idővel a regény olvasásához. Annak ellenére, hogy fontos biztosítani a releváns tények átadását, a dolgok világos és tömör megtartása megtartja az olvasót. Gondolj a panaszlevélre, mint egy tudományos kísérlet összefoglalója; van egy csomó információ, ami a kísérletbe kerül, és az összefoglaló rövid összefoglaló a végén. A panaszlevél ugyanezt teszi, hogy összefoglalja a tényeket, és megállapítja a megkötött érzelmi bajt.
Egy példa arra, hogy hogyan állítsd be a haragodat, "Biztos vagyok benne, hogy értékelheted a csalódottságomat, amit a családom tapasztalt, amikor rájöttünk, hogy mi történik." Ez a megközelítés inkább egy empatikus válaszra törekszik, mint egy védekező.
Cselekvési kérelem
Kevés ember ír egy levelet, amely csak a légtelenítésre szól; a cselekvés és a felbontás általában a végcélok. Például, egy alkalmazott, akinek problémája van a munkatársainak megengedő észrevételeivel, valószínűleg a vállalati politika és a fegyelmi protokoll módosítását szeretné látni. A fogyasztói levél egy példája lehet, ha egy hotel vendégét tévesen terhelik különböző kényelmi szolgáltatásokért; egy gyors visszatérítés a tervezett eredmény.
Ezek a vágyak és a cselekvés iránti kérelem a fő testület végén a zárás előtt egyértelműen szerepelnek. Néhány betű a betű elején a kívánt felbontásokat is jelzi, majd a végén megismétli őket. Az akció kérése udvarias és tömör, mint a levél többi része. Tegye egyértelművé a kívánt felbontást, hogy az olvasó megértse az elvárásokat - ez nem garantál semmit, de elkezdi a beszélgetést.
Például: "A fentiek alapján a következő két munkanapon belül kérjük, adja meg a hibás díjak teljes visszatérítését." Az olvasó tudja, mit akar.
Udvarias záró és kontaktinformációk
Zárja be a levelet azzal, hogy megköszönte az olvasót, hogy időt szentelt mindent átnézni és megérteni az érintett érzelmeket. Használjon egy szabványos zárást, például "Köszönöm" vagy "Üdvözlettel", majd a nyomtatott nevét és elérhetőségeit. A helyesírási és nyelvtani hibákra vonatkozó levél helyes megfogalmazása, és tisztességes pillantás a hangra, hogy biztosítsa azt, hogy professzionális maradjon.
Jegyezze fel a betűket, ha beírja a "Enclosures" -t, a két blokkot sorterülettel elválasztó kapcsolati adatok alatt. A megfelelő tartók közé tartoznak a bevételek, a levelezés, a képek vagy bármely más nyomtatott bizonyíték, amely igazolja az ügyet.
