Számos oka van annak, hogy üzleti leveleket írjon a világ több száz külföldi konzulátusának egyikére. Például kérhet vízumot vagy utazási információkat, érdeklődjön a külkereskedelmi lehetőségekről, végezzen külpolitikai kutatást, vagy ajánlási levelet írjon egy külföldi diák számára, aki szakmai gyakorlatot folytat.
Adja meg annak a személynek a nevét, címét és címét, akinek a betűjével foglalkozik. Minden külföldi konzulátusnak van egy részletes webhelye, amely személyi könyvtárat biztosít, valamint a különböző osztályokhoz való linkeket, amelyek segítenek azonosítani azt a személyt, akinek a levelezését meg kell adnia.
A konzulátus üzleti levelének írásakor kövesse a hagyományos üzleti protokollt. Használja az egyén teljes nevét, címét, osztályát és konzulátus címét, amelyet az ország nemzetközi levelezőrendszere szerint formázott. Mindegyik ország változik, ezért kövesse a konzulátus honlapjának „Kapcsolatfelvétel” részében felsorolt irányelveket. Ha nyomtatott levelet küld, írja be a dátumot a levél jobb felső sarkába. Ha e-mailt küld, egyértelműen adja meg levelezésének célját a témakörben.
Írjon be egy bevezető levelet, amely tartalmazza annak magyarázatát, hogy ki vagy, honnan származik, miért írsz, és hogy egy másik személy vagy saját nevében írsz. Ha egy vállalat, egy kormányzati szervezet, egy nemzetközi szervezet vagy egy oktatási intézmény nevében ír, jegyezze fel a nevet és adja meg a címet és a hitelesítő adatokat.
Írjon egy egyszerű nyilatkozatot, amely röviden, de röviden összefoglalja levelezésének célját. A lefordított vagy értelmezett nyelv gyakran kettős jelentéssel bír, ezért ügyeljen arra, hogy elkerülje a szleng-terminológiát vagy a beszélgetést, amelyet egy külföldi olvasó nem tud könnyen megérteni. Például a „Szeretném megérinteni az alapot veled” kifejezést helyettesíteni kell: „Írok, hogy megkérdezzem…”
Korlátozza levelét egyetlen témára, és határozza meg a levelezés által kívánt eredményt.
Végezzétek el a levelet a köszönet megjegyzésével, és adjunk részleteket arról, hogyan lehet elérni. Mindig tartalmazza a teljes nevét. Soha ne hamisítson vagy tegyen félrevezető vagy potenciálisan fenyegető nyilatkozatot egy külföldi konzulátusnak.
Forduljon a postahivatalhoz a postai követelményekről és a becsült szállítási időről. Ha öncímzett, bélyegzett borítékot csatol a levél gyors megválaszolásához, győződjön meg róla, hogy a visszatérő borítékban megfelelő mennyiségű amerikai postaköltség van.
tippek
-
Az Egyesült Államok külföldi konzulátus honlapjai angol nyelven vannak írva, míg a nemzetközi külföldi konzulátusok általában az ország anyanyelvén íródnak, és egy angol nyelvű változatra hivatkoznak.
