A számvitel az ügyletek elemzésének és rögzítésének folyamata. A tranzakció-elemzés és a naplóbejegyzések a számviteli ciklus első két szakasza. A kiküldetés a naplóbejegyzések átírása egy főkönyvi lapra, amely általában minden egyes fiókhoz külön formanyomtatványt tartalmaz. A folyóiratok időrendi sorrendben rögzítik a tranzakciókat, míg a főkönyvi számlák a tranzakciókat számlánként összegzik. A kiküldetés néhány egyszerű lépésből áll, John Ellis Price és mások "College Accounting" szerint.
Felhasználónév
Az első lépés a fióknév és a szám beírása a főkönyvi űrlapon. A társaság két fő pénzügyi kimutatása, eredménykimutatása és mérlege különböző számlákat tartalmaz. A nyereségkimutatás elszámolásai között szerepel az értékesítés (más néven bevételek), az eladott áruk költsége, a marketing és reklámköltségek, az értékcsökkenési költségek, a kamat és az adók. A mérlegszámlák közé tartoznak a készpénz, a követelések, a követelések, a kötvények, a halmozott értékcsökkenés, az eredménytartalék és a törzsállomány. Az értékcsökkenés az állóeszköz költségének a hasznos élettartam alatt történő fokozatos elosztása.
Belépési adatok
A második lépés az, hogy minden egyes naplóbejegyzés dátumát, leírását és hivatkozási számát könyvelési időszak alatt tegye közzé. A hivatkozási szám "J #" formában lehet, ahol a "J" a cég naplójára utal, a "#" pedig a napló oldalszámára utal. Például a J1 azt jelentené, hogy a bejegyzés a folyóirat 1. oldaláról származik. A leírás ugyanaz, mint a folyóiratban: például: "Készpénz átvétel, számla 11-1097."
Debitok és hitelek
A terhelések vagy kreditek rögzítése a kiküldetési folyamat következő lépése. Minden tranzakciónak legalább egy terhelést és egy kreditet kell tartalmaznia. A beszedések növelik a mérlegkészletek számláit, mint például a készpénzt és a leltárt, és növelik a nyereségkimutatás költségelszámolását, mint például a marketing és a fizetési költségek. A terhelések csökkentik a mérlegkötelezettség-számlákat, például a fizetendő bankjegyeket, és a saját tőke számlákat, például a megtartott eredményt. A beszedések csökkentik az eladási számlákat is az eredménykimutatásban. A hitelek növelik a mérlegkötelezettségi számlákat, a saját tőke számlákat és az eladási számlákat. A hitelek csökkentik a mérlegkészletek és a költségszámlák számláit.
Egyensúly
A negyedik lépés az egyes számlák futó terhelési és hitelegyenlegének kiszámítása. Például, ha a készpénzszámlán 10 000 dolláros betéti bejegyzés, 5000 dolláros hitelbejegyzés és 25 000 dolláros betéti bejegyzés három külön időpontban van, akkor a teljes terhelés 10 000 dollár plusz 25 000 dollár, vagy 35 000 dollár, és a hitelek összege 5000 dollár. Ezért az utolsó napon a debit egyenleg 35 000 dollár és 5000 dollár, vagy 30 000 dollár.
Hibajavítás
A kiküldetési folyamat utolsó lépése a matematikai és adatátviteli hibák ellenőrzése. A számviteli szoftvercsomagok automatizálással csökkenthetik ezeket a hibákat, de a számok ellenőrzése körültekintő lépés, amely megakadályozza a hibáknak a pénzügyi kimutatásokra való terjedését.
