A pénzáramlás, a számlázás és a hitelkeretek nyomon követése mind a könyveléssel kapcsolatos. A könyvelőknek meg kell oldaniuk a vállalati beszámolóban előforduló eltéréseket, és megkönnyíteniük kell a pénzügyekkel kapcsolatos kommunikációt a többi alkalmazott között, hogy az információk teljes körűen és pontosan legyenek a vállalati főkönyvbe. Noha a könyvvitellel kapcsolatban egyértelmű előnyök vannak, a gyakorlat hátrányai vannak a vállalat hatékonyságának és jövedelmezőségének.
Jogi kötelezettség
A könyvelés egyik előnye, hogy jogi kötelezettséget vállal a pénzügyi beszámolók karbantartására. A vállalkozások nem jogosultak az „asztal alatt” működtetésre. A bevételek és kiadások nyomon követéséhez és dokumentálásához minden évben megfelelő adókat kell fizetnie. A cégkönyvek fenntartása kormányzati szankciókat eredményezhet, ha ellenőrzést végeznek, és arra kérik, hogy bizonyítékot nyújtson a vállalat üzleti tranzakcióiról.
Elszámoltathatóság és átláthatóság
A könyvelés másik előnye az elszámoltathatóság és az átláthatóság. A könyvelés elszámoltathatóságot teremt az ügyfelekkel, hiszen a korábbi tranzakciókat az árak vagy a befizetett összegek ellenőrzése érdekében megteheti. Az üzleti partnerek körében is elszámoltathatóságot hoz létre, mivel a meghatalmazott partnerek hozzáférhetnek a cégkönyvekhez a bevételek és kiadások felülvizsgálatára, vagy a jelek arra vonatkozó vizsgálatára, hogy a pénzt használják vagy nem megfelelő módon jelentik. A könyvelés nagyobb átláthatóságot teremt; a vállalatok megnyithatják könyveiket a potenciális befektetőknek, akiket érdekel a vállalkozás pénzügyi egészségének dokumentálása.
Adat
A könyvelés kemény adatokat hoz létre, amelyeket a vállalkozások tulajdonosai használhatnak a megalapozott döntések meghozatalára a költségek bővítésével, a költségek csökkentésével vagy a további hitelkeretek felvételével kapcsolatban. Ahelyett, hogy általánosított, szubjektív véleményeket fogalmazna meg arról, hogy a vállalat „jól működik” vagy „lassítja”, az érintett felek felfelé vagy lefelé mutató tendenciákat mutathatnak az alsó sorok és a nyereségkövetés alkalmazásával. A könyvelésből származó adatok felhasználhatók arra, hogy igazolják az üzlethelyiség bezárását, egy további alkalmazott felvételét vagy további termékek bővítését.
Idő
A könyveléssel kapcsolatos egyik hátrány az idő. A pénzügyi nyilvántartások összegyűjtése, a főkönyvi eltérések kutatása és a hibák nyomon követése akár automatizált számítógépes szoftver esetén is eltarthat órákat. Időbe telik, hogy az új információk hozzáadásával fenntartsák a könyveket, és időbe telik a könyvelési nyilvántartások hatékony elemzése a pénzügyi döntések meghozatala érdekében.
Költség
A költség egy másik hátrány, ami a könyveléssel kapcsolatos. Külső könyvelési szolgáltatás bérlése költséges lehet a kisebb vállalatok számára, bár lehet, hogy olcsóbb, mint egy kijelölt teljes munkaidős könyvelő bérlése. A könyvelési szoftver beszerzése a vállalat számára is költséges lehet, különösen azért, mert ezeket frissíteni és kicserélni kell, mivel újabb verziók válnak elérhetővé.
pontatlanságok
A könyvelés másik hátránya a pontatlanság. A véletlen pontatlanságok még mindig elveszített időt és pénzt okozhatnak, mivel azokat azonosítani és javítani kell. A megbízhatatlan alkalmazottak vagy üzleti partnerek szándékos pontatlansága „főzött könyveket” eredményezhet, amelyeket üzleti csalásnak vagy adócsalásnak tekinthet a kormány. A könyvvizsgáló felvétele a könyvelési nyilvántartások felülvizsgálatához segíthet azonosítani ezeket a problémákat.
