A csinos asztali számítógépek és a rendezett asztali fiókok csak a jó szervezeti eszközök felületét karcolják. Ehelyett a munkatársak megszervezése gyakran a színfalak mögött jár és az irodai szervezettel való beavatkozást kifelé. Ez azt is jelentheti, hogy egy kis kreatív gondolkodást, valamint hagyományos és nyilvánvaló intézkedéseket foglal magában az alkalmazottak megszervezésében.
Állítsa le a többfeladatos feladatot
Bár úgy tűnik, hogy a multitasking jó módja annak, hogy több munkát végezzünk, a több feladat elvégzése egyszerre csökkenti a termelékenységet, és meghiúsítja az alkalmazottak megszervezésére irányuló kísérleteit. Az American Management Association szerint a termelékenység nettó csökkenése akár 75 százalékos is lehet. Határozzunk meg egy világos szabályt, amely előírja az alkalmazottak számára, hogy elsőbbséget adjanak a tevékenységeknek és feladatoknak, és először a legmagasabb prioritású feladattal vagy tevékenységgel dolgozzanak. Ez nem csak javítja a termelékenységet és csökkenti a stresszt, hanem jobb szervezett munkafolyamatot is eredményez.
Információs tároló beállítása
Azonosítsa és állítsa be a központi helyet, mint például a webalapú alkalmazási keretrendszert vagy a megosztott hálózati meghajtót, az űrlapok, a dokumentum sablonok, a vállalati irányelvek másolatai és más gyakran alkalmazott információk megosztásához. A közösen tárolt információk tárolására szolgáló hely megteremtése megkönnyíti a hozzáférést és segít mindenkit megszervezni. Ugyanígy a központi, megosztott vállalat vagy osztály naptár mindkettőt tájékoztatja arról, hogy mi történik, és segíti a munkavállalókat a napi és heti tervek elkészítésében.
Találkozók és kommunikáció
Állítson be egyértelmű elvárásokat, feladatokat ruházzon át és előzetesen értesítse a változásokat, ha lehetséges. Az alkalmazottak tudják, hogy mit várnak, és mit akarnak, hogy dolgozzanak, lehetővé teszi az előzetes tervezést és a jobb szervezést. Heti vagy havi egyéni és csoportos megbeszéléseket tartson, hogy felmérje a célok elérésének előrehaladását.A helyes szervezetet közvetlenül a workshopokon, a hangszórókon és a szervezeti készségeik javításával küzdő alkalmazottakkal együttműködve kell kezelni. Ösztönözze a jegyzeteket az üléseken, hogy csökkentse annak a valószínűségét, hogy a feledékenység a jó szervezetet érinti.
A tervezési idő engedélyezése
Igényelje a munkavállalókat, hogy minden nap 15 percet helyezzenek el a tervezésre. Minden péntek délután további 15 percet vehet fel a következő hét ütemezésének áttekintésére és a következő hétre való felkészülésre. A munkatársak segítése a tervezési készségek fejlesztésében is javítja a szervezetet, lehetővé téve számukra, hogy előzetesen készítsenek anyagokat vagy információkat. Az előzetes tervezés segíthet a munkavállalóknak abban, hogy hol találják meg a munkanapon túl sokat, ami azt jelzi, hogy szükség van a napi célok átcsoportosítására, vagy segítséget kérni.
