Az önkéntesek ingyenesen nyújtják szolgáltatásaikat a kedvelt jótékonysági szervezeteknek, egyházaknak és más szervezeteknek. Azonban, miközben az önkéntesek szabadon adják az idejüket, sok szervezet nem akarja, hogy önkénteseik fizessenek az önkénteseknek, mert saját benzint és járműveket használnak az önkéntes munkájukhoz, és néhányan még a személygépkocsikat is használják a munka elvégzéséhez. Ha egy szervezet megengedheti magának, gyakran visszatéríti az önkénteseknek utazási költségeiket. Ugyanakkor gondoskodni kell arról, hogy ne hozzon létre adókötelezettséget az önkéntes számára.
W-9
A W-9 űrlap az adófizető azonosító számának kérése. Az önkéntesek esetében ez lenne a társadalombiztosítási számuk. Azt is kéri, hogy az önkéntes milyen mentességeket tartalmaz. Ha a szervezet az önkénteseknek visszatérítést nyújt, akkor ezt a formanyomtatványt ki kell tölteni. Ha a visszatérítések nem adókötelesek, akkor az információ nem lesz szükség, kivéve a szervezet könyvelésében, hogy megmutassa, hogy ki a kifizetéseket.
Visszafizetés
Ahhoz, hogy a visszatérítések nem tekinthetők jövedelemnek, a tényleges utazási költségeknek kell elszámolniuk, amelyeket egy elszámoltatható terv alapján lehet dokumentálni. Ez azt jelenti, hogy az önkénteseknek dokumentálniuk kell a költségeket, és vissza kell téríteniük a tényleges költségekkel kapcsolatos visszatérítéseket. A dokumentációnak időnek, helynek, üzleti célnak és költségnek kell lennie.
Szállítási költségek
A szállítási költségek a helyi utazási költségek. Bár ez általában egy autóban történik, a repülőjegy, a buszjegyek, a transzfer költségek és a taxi díjak is tartalmazhatnak. Emellett minden útdíj és parkolási díj. Személygépkocsiban történő utazáshoz nehéz lehet a tényleges költségeket meghatározni az olajcserére vagy a benzin feltöltésére. Az önkéntesnek könnyebb megtéríteni egy mérföldet a szövetségi standard kilométer-visszatérítési arányig.
Utazási levonások
A szövetségi kormány évente az üzleti, jótékonysági, orvosi megbeszélések és mozgó mérföldek megtérítési arányát határozza meg a járművek üzemeltetésének költségei alapján. Ha az önkénteseknek többet fizetnek, mint a szövetségi ráta, a többlet jövedelemnek minősül, amely esetben a W-9 formanyomtatványra vonatkozó információra lenne szükség. Ha az önkéntest alacsonyabb áron térítik meg, akkor az önkéntes is igényelheti a tényleges visszatérítési ráta és a szövetségi kamat közötti különbséget a szövetségi jövedelemadók levonására.
