Pályafutása bizonyos pontján valószínűleg üzleti jelentést kell készítenie. Az üzleti jelentés általában a vállalat egy adott projektjére vagy összetevőjére vonatkozik, bemutatja az eredményeket és ajánlásokat tesz a tervezett olvasó számára.
Megfelelő üzleti jelentés megtervezése és megírása, amely eléri a tervezett közönséget és motiválja olvasóit a tervezés, a kutatás és a jelentés sikerének elkötelezettsége mellett. Míg az Ön által használt konkrét üzleti jelentési stílusnak tükröznie kell a személyes írási stílusát és a személyiségét, valamint a vállalat személyiségét, néhány hasznos jelentéskészítési tipp, amit bárki használhat.
Tisztázza a jelentés célját
Kevés jelentés írási tipp ugyanolyan fontos, mint a jelentés céljainak meghatározása és tisztázása. Ezt a lehető leghamarabb tegye meg, hogy ne pazarolja az időt és az energiát szükségtelen kérdésekkel. Gyűjtse össze a megbízható jelentés elkészítéséhez szükséges összes információt. Néha ez azt jelenti, hogy beszélgetünk az érintettekkel, vagy akár olyan, mint a kutatási projekt végrehajtása.
Példa:
Ez a jelentés az elmúlt öt év során az új ügyfelek megszerzéséhez használt marketing technikákkal foglalkozik. A technikák elemzése, a felhasznált pénz és az egyes ügyfelek által szerzett új ügyfelek alapján három specifikus marketingtípust ajánlok.
Minden releváns információ megszervezése
Bizonyosodjon meg róla, hogy korlátozza az információkat az üzleti jelentés céljára. Ne hagyja, hogy a jelentés hatóköre kibővüljön, mivel ez csökkentheti üzleti jelentésformátumát. Ha a jelentés célja, hogy három konkrét témát javasoljon a marketing technikákról, akkor a három technikára és releváns információra összpontosítson.
Példa:
Amint azt kutatásaim alapján lássuk, ezek a három legjobb marketing technika, amit ajánlom. Ezek a leginkább költséghatékonyak ahhoz, hogy a legtöbb új ügyfelet hozzák létre.
Ismerje meg az üzleti jelentés formátumát Közönség
Meg kell értenie, hogy ki és mit ír, és határozza meg, hogyan lehet a legjobban kezelni ezt a közönséget. Határozza meg az olvasóidhoz igazodó hangot, hozzáállást és hangsúlyt. Bár mindig szakembernek kell lennie az üzleti jelentés írási stílusában, az Ön által megadott részletesség mértéke a jelentés olvasójától függően változhat.
Ha magas szintű vállalati vezetőknek írunk, érdemes lehet még pontosabb számokat és kutatást is adni, és részletesebben leírni. Ha olyan marketing csapathoz ír, aki megérti a marketing lingót, akkor olyan üzleti jelentésformátumot használhat, amely nyugodtabb hangot ad és beszél a múltban használt technikákkal.
Motiválja közönségét
Készítse el az üzleti jelentést erős szavakkal, amelyek motiválják a közönséget. Hozzon létre hatékony, jól elrendezett mondatokat, de hűséges maradjon a személyes üzleti jelentések írási stílusában. A közönség egy része csak a jelentést szkennelheti, így válasszon egy üzleti jelentési formátumot feltüntetett pontokkal, rengeteg fehér térrel, jó címekkel és feliratokkal és rövid bekezdésekkel.
Példa:
Három gyilkos marketing technika
35 százalékkal több ügyfelet szerezhetünk és pénzt takaríthatunk meg az alábbi három gyilkos marketing technikával:
- Havi e-mail hírlevelek hasznos tartalommal.
- Negyedéves in-shop promóciók.
- Reklám a helyi újságban.
Próba a küldés előtt
Az egyik legfontosabb jelentéskészítő tipp a bizonyítás, szerkesztés és felülvizsgálat előtt, a jelentés terjesztése előtt. Egy második szemmel olvasható a jelentés elolvasása kiváló módja annak, hogy az üzenet egyértelmű legyen. Hagyjon sok időt a jelentés szerkesztésére és felülvizsgálatára az esedékesség napja előtt. Ne rohanjon erre a lépésre. A jelentés terjesztésekor győződjön meg róla, hogy minden dokumentumot és mellékletet tartalmaz, és hogy mindenki megkapja őket.
