Amikor egy vállalat pénzt költ, hogy pénzt fizessen, akár készpénzzel, csekken, elektronikus átutalással, akár más módszerrel, ezt a számviteli világban pénzforgalomnak nevezzük. A készpénzkifizetési jelentés minden olyan tranzakció nyilvántartása, amely bármilyen okból a társaság által kifizetett készpénzt tartalmazott. A jelentést általában egy cég könyvelési szoftvercsomagja, például a QuickBooks készíti.
tippek
-
A készpénzkifizetési jelentés a cég által kifizetett készpénzt magában foglaló összes tranzakció nyilvántartása.
Mi a készpénzfizetés?
A készpénzkifizetések az egyéni költségtranzakciókat jelentik, amelyek a társaság eredménykimutatásában feltüntetett költségösszegeket alkotják. Ez magában foglalja a bérek és fizetések, a leltár, a jogi szolgáltatásokon kívüli kifizetéseket, az épület bérleti díját és minden egyéb költséget, amelyet a vállalat viseli. Amikor a vállalat számlákat fizet, könyvelési szoftverrendszerében rögzíti a kifizetéseket egy készpénzfizetési naplóba.
A társaság eredménykimutatásában a készpénzes kifizetéseket magas szinten mutatják, és a kiadásokat különböző időszakokban mutatják be attól függően, hogy a társaság készpénz- vagy eredményszemléletű könyvelést alkalmaz.
A készpénzfizetési folyóirat
A számvitelben a „napló” kifejezést a rögzített tranzakciók listájának leírására használják. Egy vállalkozás általában számviteli rendszerében több folyóiratot használ, mint például az értékesítési folyóiratot, készpénzbevételeket, készpénzes kifizetéseket és egy általános naplót. Számos számviteli szoftvercsomagban a felhasználók nem látják az egyes folyóiratokat.
Ezek a tranzakciók a vállalat általános naplójába kerülnek, mert amikor egy felhasználó ellenőrzéseket készít vagy számlákat küld a rendszerbe, a bejegyzések automatikusan minden egyes naplóba kerülnek, majd átkerülnek az általános naplóba. Ez kiküszöbölte annak szükségességét, hogy manuálisan rögzítsük a tranzakciókat egy egyedi folyóiratban, például a készpénzfizetési naplóban. Amikor a számviteli tranzakciókat kézzel rögzítették, a bejegyzéseket először kézi készpénzfizetési naplóba vették fel, majd átadták egy általános naplóba.
A társaság pénzének védelme
A készpénzkifizetési jelentés egyik legfontosabb felhasználása az, hogy segítsen abban, hogy szigorú belső ellenőrzéseket tartson fenn a pénztárból, amely a cégből elhagyja azt, hogy ne kerüljön rossz kezébe. Ez része egy nagyobb pénzforgalmi belső ellenőrzési folyamatnak, amely számos lépést foglal magában, mint például a feladatok elkülönítése, ami azt jelenti, hogy egyetlen ügyfelet nem kezdenek pénzügyi tranzakciókat kezdetektől a végéig.
A készpénzkifizetési jelentés a vállalkozások tulajdonosai számára szükséges információkat szolgáltathat a kiadásokról, amelyek segítik az időbeli kezelésüket. Például megmutatja, hogy mennyi időt fordítottak a hónap készletére, a személyi bérekre, a bérleti díjakra és a bérleti díjakra, valamint a külső szolgáltatások költségeire. A készpénz-kifizetési napló forrása lehet a jövőbeni pénzgazdálkodási döntések megtervezésére. A jelentés olyan részletességi szintet is biztosít, amely szükséges ahhoz, hogy megakadályozzák, hogy bárki a vállalatban pénzeszközöket hozzon vissza vagy rosszul irányítsa. Például a jelentés felülvizsgálata idővel segíthet nyomon követni a fizetési mintákat a szokatlan tevékenység észlelésére, vagy a nagy kifizetések észlelésére és ellenőrzésére, hogy megbizonyosodjon arról, hogy azok jogszerűek.
Amikor a vállalat készpénzt fizet, mindig előzetesen kinyomtatott, számozott ellenőrzést kell használnia, és rendelkeznie kell olyan szabályzatokkal, akik a vállalatnál engedélyezhetik a csekk kifizetéseket. Továbbá, ha egy vállalat számlákat fizet, akkor azt a fizetetlennek kell tekinteni, hogy megakadályozza a gátlástalan vagy hibás kettős kifizetéseket. A készpénzes kifizetések jelentésének felülvizsgálata minden hónapban hatékony módja annak, hogy ezt és más kérdéseket lehessen megfogni.
Fontos, hogy egy vállalatnak nagyon korlátozott számú, legfeljebb három-négy ember van, akik jogosultak vállalati ellenőrzések aláírására. Ha egy készpénzes kifizetési jelentésben szokatlan kifizetés jelenik meg, akkor az egyszerű másolatot kap, hogy nyomon követjük az ellenőrző példányt, és beszéljünk a csekk aláírójával az ügylet ellenőrzéséhez. Az aláíróknak jelentős és megfelelő hatósági szintet kell biztosítaniuk a vállalaton belül.
