A pénzkifizetési ciklus az üzleti számviteli folyamat részét képezi. Néhány üzleti számviteli erőforrás ezt a ciklust önmagában és folyamatában tartja, míg mások a nagyobb számviteli folyamat egyik részének minősítik. A készpénzkifizetési ciklus megértése magában foglalja annak céljának, a folyamat lépéseinek és a folyamatban részt vevő különböző alkalmazottaknak a vizsgálatát. A pénzügyi igazgató (CFO) a készpénzes folyósítási eljárásokat a vállalatoknál határozza meg.
Készpénzfizetés
A készpénzkifizetési ciklus az a folyamat, amelynek során egy vállalkozás vásárol elemeket, a gyártási folyamat részeitől a kereskedelmi értékesítésre szánt árukhoz készpénzforrásokkal. Ez a folyamat nagymértékben támaszkodik a vállalat számviteli részlegének döntéseire és jóváhagyására. Egy nagy vagy bürokratikus üzletágban a készpénzkifizetési ciklus magában foglalja a könyveléstől eltérő részlegeket, beleértve a beszerzést, a fogadást és a termelést. A készpénzkifizetés nemcsak fizikai készpénzt, hanem minden készpénzt, például csekket és hitelkereteket is magában foglalhat.
Lépések a ciklusban
A készpénzfizetési ciklus kiindulási pontja egy adott vállalkozás számviteli tervétől függ. Lineárisan magyarázva, a ciklus alapvetően így működik: A vállalat úgy dönt, hogy egy elemet vagy elemcsoportot vásárol. A beszerzési részleg beszerzési megrendelést tesz közzé, amelyet a számviteli osztály a rendelkezésre álló készpénzforrások alapján jóváhagy. A fogadó osztály megkapja a megrendelést a szállítótól a hitelért. A számvitelért felelős osztály létrehozza a vásárláshoz szükséges összes papírmunkát, és fizeti a szállítónak. A szállító fizetése a tényleges készpénzfizetést jelenti.
A kiadási ciklus
A szerző James A. Hall a „Számviteli információs rendszerek” című könyvében azt állítja, hogy a készpénzkifizetési ciklus a kiadási ciklusnak nevezett nagyobb folyamat részét képezi. Hall szerint a készpénzfizetési ciklus és a beszerzési / beszámolási rendszer a kiadási ciklus első részének két elemét képezi. Ebben a ciklusban a beszerzési / beszerzési rendszer meghatározza a vállalkozás anyagi szükségleteit, és anyagokat vásárol ezek alapján. Ez a rendszer nyilvántartja az összes bejövő vásárlást készletként, és minden beszállító számára fiókokat hoz létre. A készpénz-kifizetési ciklus során a számviteli osztály információkat gyűjt az összes nyitott számláról, és készpénzben kifizeti ezeket a számlákat. Ez a ciklus többé-kevésbé megegyezik a szokásos készpénzes kifizetési ciklussal, de al-ciklusokra bontja.
További információ a készpénzfizetésről
A kisvállalkozások pénzkifizetése nagyon eltérő. Egy önálló tulajdonú bolt például egy személyt vehet igénybe, aki minden vásárlást végez, minden készpénzt átvételével és egyenlegével készpénzes kifizetéssel kezeli. Ez az egyén a kis készpénzt is vásárolja.
Bizonyos esetekben a készpénzfizetési rendszernek semmi köze nem lehet az üzleti anyagok beszerzéséhez. Kalifornia állam például felhívja a rendszert, amellyel kifizeti a nyereményeket az állami lottóból, készpénzfizetési ciklusból. Technikailag minden olyan ciklus, amellyel a gazdálkodó egység pénzként vagy csekkként fizet pénzt, készpénzfizetési ciklust jelent.
