Az IRS W-4 formanyomtatvány igazolja, hogy a szövetségi adóügynökség kötelezi az összes új alkalmazottat, hogy töltse ki és térjen vissza a munkáltatóikhoz. A W-4 felsorolja a munkavállalók által igénybe vehető visszatartási juttatások számát. Minél nagyobb a kibocsátási egységek száma, annál kisebb a forrásadó. A W-4 lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy teljes mentességet kérjenek. A múltban az IRS megkövetelte a munkáltatóktól, hogy bizonyos munkavállalóknak W-4-et nyújtsanak be, de ez már nem így van.
Benyújtás
Egyszerre az IRS a munkáltatókat W-4 formanyomtatványok benyújtására kötelezte, amikor a legalább 200 dollárt fizető munkavállaló több mint 10 forrásadót követelt. 2010-ben egy juttatás mentesítette a munkavállaló 3650 dolláros jövedelemadóját. Az IRS-nek a munkaadóknak is meg kellett adniuk a W-4-eket azoknak az alkalmazottaknak, akik teljes körűen mentesítést kértek a szövetségi adóktól, a bejelentési joguk, a háztartások jövedelme, a levonások és a mentességek miatt.
visszatartása
A munkáltatóknak be kellett tartaniuk az IRS utasításait, hogy visszatartják a munkavállalók számára engedélyezett mentességek számának korlátozását. A munkavállalóknak felül kellett vizsgálniuk a W-4-eseket, ha több mentességet kívántak igényelni, mint amennyit megengedtek, és írásos nyilatkozatot tesz a kérelemről. A kérelmet az IRS-nek jóvá kell hagynia, mielőtt a munkáltató a munkavállaló kívánságainak megfelelően módosítaná a visszatartást.
Új rendeletek
A 2005-ben elfogadott új szabályok megváltoztatták a W-4-eknek a Belső Bevételi Szolgálattal történő benyújtására vonatkozó iránymutatásokat. Bár a törvény továbbra is előírja a munkavállalóktól a W-4-esek benyújtását, a munkáltató semmilyen körülmények között nem köteles automatikusan benyújtani a nyomtatványokat.
Írásbeli kérések
Az IRS továbbra is küldhet írásbeli kérelmet a munkáltatónak, hogy egy meghatározott munkavállalónak W-4-et nyújtson be. Az ügynökség azt állítja, hogy most más eszközökkel is meghatározza, hogy a munkavállaló túl sok mentességet igényel-e és túl kevés adót fizet-e a fizetéséből. A W-4 kézhezvételekor az IRS kérheti, hogy a munkáltató megfelelő esetekben növelje a visszatartást a "lock-in" levél használatával.
Záró betűk
Az IRS egy „záró” levelet ad ki, amikor eldönti, hogy a visszatartás nem elegendő egy adott alkalmazott számára. A levél megadja az adott munkavállaló számára a kibocsátási egységek maximális számát és azt a dátumot, amikor a munkáltatónak e szám szerint kell elkezdenie a visszatartást. A jövedelemadó jövőbeni változásait az IRS-nek jóvá kell hagynia. A záró levél munkavállalói példányát a munkavállalónak kell megadni, vagy adott esetben a munkáltatónak tájékoztatnia kell az IRS-t arról, hogy a munkavállaló már nem működik a vállalatnál. A záró levél a munkavállalónak türelmi időt biztosít, amely alatt új W-4 és támogató nyilatkozatot nyújthat be.
