A vendéglátóipari szolgáltatások foglalási eljárásai védik az eladót és az ügyfelet. Az eladók biztosítják, hogy az ügyfelek elkötelezzék magukat azzal, hogy az ügyfél megerősíti a dátumot, a vendégek számát, a menüt és az egyéb eseményt. Az ügyfelek gondoskodnak arról, hogy a bankettnapot a fizetési határidők betartásával, valamint a bankett munkatársak további igényeinek közlésével igazolják.
Találkozó és szerződéskötés
A vendéglátó-ipari szolgálat kezdeti találkozója és egy leendő ügyféllel kötött szerződés felülvizsgálata a foglalási eljárások részeként. Az értékesítési képviselő megvizsgálja a foglalási folyamat feltételeit és minden szempontját, miközben megvitatja a költségeket. A foglalási ügyfelektől származó aláírások szükségesek és tanúskodnak. A szerződést az ügyfél adja meg, és a másolatot az eladó tartja.
Letét
A vendéglátóipari szolgáltatások megrendeléséhez általában szükséges a letét.Előfordulhat, hogy letétet kell tartani egy dátum és egy adott helyszín megtartásához; az eladótól függően ez a letét még a szerződés aláírása előtt is megkövetelhető, és a szerződés röviddel később is aláírható. A kifizetésekre vonatkozó bevételek másolatait az ügyfélnek nyújtják.
Lemondási díjak
A betétek általában nem kerülnek visszafizetésre, de a lemondási díjak befizethetők. A lemondási díj akkor kerül felszámításra, ha egy eseményt elhalasztanak. Más politikák és foglalási eljárások is kialakíthatók olyan helyzetekben, amikor az ügyfél mozgatni szeretne, de nem halasztja el a dátumot. Dátumváltozások esetén díjat lehet fizetni. (ref 2)
Élelmiszer-határidő
Egy másik eljárás a végső élelmiszer-megrendelések határidejének meghatározása. Bár a szerződéses és egyéb eljárások költségeket, betéteket és lemondási követelményeket írnak elő, a folyamat részét képezi a határidő meghatározása, amikor a szükséges étkezések és italok végső számát a vendéglátó-ipari cégnek biztosítják. Az esküvők, a pártok, a rendezvények és a kereskedelmi kiállítások végleges számát három nappal a nagyobb rendezvények előtt benyújtják; frissítéseket is nyújtanak a különleges étkezési követelményekről, mint például a diabéteszes, allergiás vagy gyerekes étkezés.
