Függetlenül attól, hogy rendel egy pizzát, valamit televíziós reklámról, autóalkatrészről vagy szállítószalagról, a megrendelés folyamata nem változik. Udvarias és amely az összes szükséges információt a megrendelést befejezi a tranzakciót profi módon, és elősegíti a vevői elégedettség. A megrendelési folyamat meghatározhatja, hogy az ügyfél ismételt megrendelést ad.
A telefon megválaszolásakor azonosítsa magát és az üzleti helyet. Például: „ABC123 Vállalat, ez Sally, hogyan segíthetek ma?” Soha ne fogyasszon, ne igyon, amikor a telefonon beszél, és beszélsz világosan és lassan, hogy az ügyfél megértse Önt. Tartsa a hangját egyenletes szinten; ha hajlamos hangosan beszélni, megfékezze ezt a tendenciát, amikor a telefonon dolgozik, és tartsa barátságos hangon a hangját. Használjon helyes nyelvtant és elkerülje a szlenget.
Kérje meg a hívó nevét, és használja a beszélgetés során. Ne hívjon ügyfelet az első névre, kivéve, ha utasítja, hogy ezt tegye; használja a hivatalos címet. Soha ne tegye az ügyfelet tartásba vagy hangszóróba, anélkül, hogy először kérte engedélyét és várta a válaszát.
Figyelmesen hallgassa meg az ügyfelet, és írja le a vonatkozó információkat. Kérd meg, hogy ismételje meg, ha szükséges. Ne támaszkodjon a memóriára. Soha ne cselekedj, mintha sietsz, a legfontosabb ügyfél az, aki jelenleg a telefonon van. Tartsd türelmesnek és segítőkésznek.
Győződjön meg róla, hogy minden szükséges információt meg kell adnia a megrendelés elhelyezéséhez, beleértve a pontos elemet, a specifikációkat, a méretet és az egyéb vonatkozó információkat. Jobb, ha több információra van szüksége, mint amennyit meg kell tennie a rendelés helyes elhelyezéséhez, mint túl kevés. Mindig ismételje meg az ügyfél megrendelését visszaigazolás céljából. Győződjön meg róla, hogy tisztában van azzal, hogy a megrendelt áron kerüljön sor annak elkerülésére, hogy az ügyfél megkapja a kellemetlen meglepetését, amikor megkapja a számlát.
Kérdezze meg az ügyféltől a telefonszámát, hogy visszahívhassa, ha bármilyen kérdése van a megrendeléssel kapcsolatban. Mindig hagyja abba a beszélgetést, ha megköszönte az ügyfelet a vállalkozásának. Várja meg, amíg először a telefont akasztja fel, így nem hallja a telefon zaját.
