Fontos, hogy írjon egy olyan adatjelentést, amely hatékonyan közli a témát az elfoglalt vezetőkkel, akiknek csak néhány percük van ahhoz, hogy átmegy a jelentésen. Az egyik kulcsfontosságú dolog a legfontosabb adatok, például grafikonok és grafikonok vizuális ábrázolása. Tartsa a nyelvet tömörnek és zsargonmentesnek is.
A jó analitikai jelentés írása
Az első lépés az, hogy vázolja fel a jelentést az iránymutatásoknak megfelelően. Minden cégnek általában saját formátuma van a jelentések írásához, és köteles követni a formátumát. Ez a vázlat alapvetően megad egy ütemtervet, amellyel kövesse a jelentést, és remélhetőleg segít abban, hogy kezelje az író blokkját, amely később a sorban léphet fel. A jelentést oly módon kell megmagyarázni és elemezni, hogy az összes adatot és következtetéseket könnyen olvasható formában megtehesse. Ha a jelentés hosszadalmas, szükség lehet egy tartalmi táblára is.
Tekintsük a Visual Aspect-ot
Az adatok önmagukban is elvontak és nehézkessé tehetők a kontextusba. Tehát nagylelkűnek kell lennie a diagramok, grafikonok és táblázatok használatával, hogy bemutassa az elemzés eredményeit. Szükség esetén a szövegben hivatkozásokat is tartalmazhat a létfontosságú grafikák magyarázatára. Az olvasónak képesnek kell lennie tudni, hogy mi a legfontosabb minden egyes grafikában, és ezért ki kell emelnie azt, ahelyett, hogy csak leírná, amit már láthat. Győződjön meg róla, hogy a szöveges hivatkozások közel állnak az általuk hivatkozott grafikákhoz, így az olvasók kapcsolatba hozhatók a kettő között.
Készíts egy durva tervezetet
Ha elkészült egy vázlattal, készítsen egy durva tervezetet, amely tartalmazza a legfontosabb információkat, a vázlat szerint strukturálva. A technikai részletek most nem fontosak; később hozzáadhatók. Az elképzelés az, hogy először a legfontosabb információkat is be kell illeszteni, hogy az olvasó könnyedén megtalálja azt, amikor megkapja a jelentést. Ne feledje, hogy sok olvasónk elfoglalt. Ne feledje, hogy óvatosnak kell lennie a zsargon használatával, amennyire csak lehetséges.
Az összefoglaló és az absztrakt
Bár a jelentések elején megjelennek, az összefoglaló és az absztrakt azok a végső szempontok, amiket írni fogsz. Mindkét fejezet összefoglalja a jelentést, amely bemutatja a jelentés fontos következtetéseit. Ezért írod őket utolsóre.
Az összefoglaló saját jelentőséggel bír az adatelemzési jelentésben. Az ok, amiért összefoglalónak hívják, az, hogy összefoglaló a vállalat vezetői számára. Ezek feltehetően elfoglalt emberek, akiknek nincs ideje, hogy elolvassák a teljes jelentést, és átöleljék a finomabb részleteket. Ezért a lehető legnagyobb mértékben meg kell próbálnia megragadni a jelentés kiemelkedő pontjait az összefoglalóban, mint például a cél, a főbb adatpontok és a következtetés. Legyen olyan tömör, amennyire csak lehetséges, és csak a legfontosabb pontokat tartalmazza. Ha a vezetők azonnal megérthetik, hogy mit jelent a jelentés, csak olvassa el a vezetői összefoglalót, majd elvégezte a munkáját.
Végezze el a módosításokat
Az adatok elemzését annyiszor módosítsa, amennyire szüksége van, és győződjön meg róla, hogy az információkat logikusan koherens módon szervezi. Kerülje a terjedelmes, unalmas bekezdéseket, és használja a fehér teret, hogy a jelentés esztétikailag vonzó legyen. Táblázatos információkat jelenít meg diagramként. És végül elkerüljük a passzív hang használatát.
