Bár az írásos kommunikációnak számos nyilvánvaló előnye van a szóbeli kommunikációval szemben, mint például a jelentés egyértelműsége, az egyszerű replikáció és a tartósság, az írásos kommunikáció nem mindig a legjobb választás üzleti, tudományos vagy személyes kommunikációhoz. Az írásos kommunikáció hátrányainak megértése lehetővé teszi a legjobb kommunikációs mód meghatározását bármely helyzetben.
Személytelenség
Az írásos kommunikáció kevésbé személyes, mint a szóbeli kommunikáció, így kevésbé ideális az érzelmi üzenetekhez. Például a legtöbb ember úgy érzi, hogy olyan fontos híreket, mint például a lőttek, a promóció megszerzése, a kapcsolat megszüntetése vagy a házasságot javasolják, személyesen közölni kell. Az írás vagy e-mail útján történő kommunikáció kevésbé hatékony, mint a személyes kapcsolatok kiépítésénél a személyi kommunikáció.
A kommunikáció lehetősége
Az írásos kommunikáció nem tartalmazza a hang- vagy arckifejezés árnyalatait, így a kommunikáció valószínűbbé válik. A humor és a szarkazmus különösen nehéz az írásos kommunikációban közvetíteni, és sértéseknek tekinthetők. Ez arra kényszeríti az embereket, hogy formálisabb, komolyabb hangon írjanak, hozzájárulva az írásos kommunikáció személytelen jellegéhez.
Azonnali visszajelzés hiánya
A szóbeli kommunikáció általában azonnali verbális és nem verbális visszajelzést generál, ami gyakran tájékoztatja a beszélő következő megjegyzéseit. Az írásos kommunikációnak ez a fontos eleme hiányzik, és még a digitális kommunikáció bizonyos formáinak, például a szöveges vagy azonnali üzeneteknek is, az írásbeli válaszok szóbeli kommunikációval nem rendelkeznek spontaneitással. Az írásbeli kommunikációt nem lehet azonnal beállítani, hogy megfeleljen a közönség igényeinek, tisztázza a kérdést vagy válaszoljon egy visszautasításra. Ezen túlmenően, ha a kommunikáció megtörténik, az író nem tud időben tudni róla, hogy kijavítsa.
Költség, anyagok és tárolás
Az írásos kommunikáció gyakran hosszabb időt vesz igénybe, mint a szóbeli kommunikáció, ezért drágább lehet a vállalkozások számára. Ezen túlmenően az írásos kommunikáció kemény másolatai nyomtatókat, tintát és papírt igényelnek, valamint tárhelyet is igényelnek.Sok esetben az elektronikus kommunikációt is tárolni kell, bár a tárolás költsége a tér és a költség tekintetében jóval kisebb, mint a másoláshoz. Függetlenül attól, hogy nyomtatott vagy elektronikus, a tárolt anyag véletlenül elvész vagy megsemmisül.
Felelősség
Az írásbeli kommunikáció tartóssága felelősségi problémát okozhat. Például, miközben a beszédes megjegyzéseket könnyen elfelejthetjük, az e-maileket, emlékeztetőket és egyéb dokumentumokat bizonyítékként lehet felhasználni a bíróság előtt, még azok írása után is. Ezenkívül az írásbeli kommunikáció egyszerű replikálása kockázatosabbá teszi; míg a beszélt színtelen vicc néhány embert sérthet, például egy nem megfelelő e-mailt azonnal továbbíthat a címzettek ezreinek.
